Vraag hier de gratis pdf aan met de

Tien belangrijke inzichten voor Zichtbaar Succesvol Leidinggeven

en ontvang daarna elke maand nieuwe tips


(1 x per maand, vrij van spam, eenvoudige afmeldmogelijkheid)

(reeds meer dan 2200 abonnees)

Zichtbaar Succesvol Leidinggeven!

Hoe je een superefficiënt operationeel overleg organiseert

De meesten van ons ontkomen er niet aan: overleggen en vergaderen. Onderlinge afstemming is in elke organisatie nodig om het werk goed te laten verlopen. Maar je wilt voorkomen dat je agenda helemaal volloopt met vergaderingen, die ook nog eens onnodig lang duren.

Natuurlijk, bepaalde onderwerpen kosten nu eenmaal meer tijd. Denk aan strategische of tactische thema’s voor je bedrijf of afdeling. Het kan zelfs effectief zijn om hiervoor één of twee dagen met je team buiten de deur te plannen zodat je er echt de juiste aandacht aan kunt geven.

Echter, als het gaat om operationele werkoverleg, wil je dit juist niet. Afstemming is uiteraard nodig, maar moet kort en to-the-point zijn. Lekker efficiënt overleggen, het liefst in zo min mogelijk tijd. Er moet tenslotte ook gewoon gewerkt worden.

De scrum-aanpak kan je helpen om dit voor elkaar te krijgen!

 

Scrum

 

Scrum is afkomstig uit de software development industrie. Scrum is een zogenaamd “Agile” ontwikkelmethode waar hier meer achtergronden over te vinden zijn.

Het gaat echter om één onderdeel van deze methode, dat voor elk operationeel proces heel bruikbaar is, namelijk de  “Daily Scrum”, ook wel genoemd het “Stand-Up” overleg.

Het principe van het Stand-Up overleg:

  • Alle leden van het team hebben zich voor het overleg voorbereid
  • Het overleg start precies op tijd, ook als niet iedereen aanwezig is
  • Het overleg is elke dag op precies dezelfde tijd en plaats
  • Het overleg duurt maximaal 15 minuten, korter mag ook.
  • Het overleg wordt staande gehouden: “stand-up”, zodat het vanzelf tot 15 minuten wordt beperkt (vergelijk dit met de scrum, een kort overleg tussen rugby spelers aan het begin van een wedstrijd). In sommige bedrijven is hier zelfs aan aparte “Stand-up” kamer gemaakt met statafels.
  • Er is één persoon die het gesprek leidt (de scrummaster)
  • De basis van het overleg is een rondje langs alle teamleden die elk de volgende drie vragen beantwoorden:
    • Wat heb je (gisteren) gedaan?
    • Wat ga je (vandaag) doen?
    • Welke problemen/uitdagingen heb je, heb je hulp nodig, of zijn er dingen die voor andere teamleden van belang zijn? 
  • Het overleg mag maximaal 15 minuten duren dus grotere problemen worden buiten het overleg verder besproken, meestal in een kleinere groep. Deze Stand-up is in feite net lang genoeg om één kopje koffie, staande, op te drinken.

De basis van deze aanpak kun je op elk operationeel overleg toepassen. Het is een perfecte manier om het dagelijks werk van mensen superefficiënt op elkaar af te stemmen en mensen elkaar maximaal te laten helpen.

Enkele praktische voorbeelden:

Een multidisciplinair projectteam komt elke ochtend om 9.00 uur bij elkaar in de kamer van de projectleider om de werkzaamheden van de komende dag af te stemmen. Door deze Stand-up zorgen ze er tevens voor dat problemen vanuit de juiste discipline worden aangepakt en wordt suboptimalisatie voorkomen.
Een service & support afdeling start elke ochtend om 8.15 uur in de koffieruimte met een staand overleg om de workload van de dag te verdelen en om af te spreken welke experts mee gaan kijken met lastige incidenten van gisteren. Vanaf 8.30 uur zit iedereen weer klaar voor vragen van klanten.
Een salesteam komt elke maandagochtend om 9.00 uur bij elkaar in de presentatieruimte. Elke verkoper geeft de status van de leads waar hij vorige week mee bezig is geweest en vertelt wat hij deze week van plan is. De anderen doen vervolgens suggesties voor additionele acties om zijn leads om te zetten tot klant. Daarna gaat iedereen maximaal gefocust de komende week in. 

Je kunt zo’n Stand-up dagelijks doen of wekelijks (afhankelijk van de dynamiek in het primaire proces). Vooral het staand overleggen en het rondje met de drie praktische vragen, zorgt er voor dat het superefficiënt blijft en niet onnodig lang duurt. Er moet tenslotte ook gewoon gewerkt worden 😉

Hartelijke groeten,

Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meldt je dan hier aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk). 

Vermeld op mijn eigen LinkedIn pagina