Het is heel opvallend dat de meeste mensen in staat zijn om in de laatste dagen voor hun vakantie op het werk alles netjes en op tijd af te ronden. Waarom lukt het juist in zo’n situatie om heel productief te zijn? En hoe komt het dat we allerlei timemanagement vaardigheden, die we eigenlijk best al kennen, dan juist wel weten in te zetten?

Blijkbaar kunnen we iets leren van de manier waarop we ons werk doen in een situatie met een vakantie in het vooruitzicht. Hieronder volgen vijf zaken die je hieruit kunt vertalen naar meer productiviteit in het normale werk van alle dag.

1. Plannen

Als je weet wanneer je met vakantie gaat, zorg je er voor dat je de laatste dag op je werk geen afspraken maakt en geen grote werkzaamheden inplant. Om verantwoord een aantal weken afwezig te kunnen zijn, wil je alle openstaande acties afwerken en je lopende zaken op een goede manier achterlaten. Je plant hiervoor voldoende tijd vrij in je agenda.

In het normale werk zijn er ook continu zaken die belangrijk genoeg zijn om deze niet op het laatste moment aan te laten komen. Denk aan die belangrijke presentatie over twee weken, de functioneringsgesprekken met je medewerkers of het uitwerken van het budget voor het nieuwe jaar. Je weet dat dit soort dingen voorbereidingstijd vragen. Als je dit soort klussen net zo belangrijk verklaart als je vakantie, besef je dat je ook hiervoor blokken vrij moet plannen in je agenda en geen onnodige andere afspraken moet maken net de dag ervoor.

2. Opruimen

Als ik met vakantie ga, zorg ik ervoor dat mijn bureau leeg is. Alle losliggende dossiers, geeltjes, artikelen enzovoorts gooi ik (uiteindelijk) weg of berg ik op zodat ze uit het zicht zijn. Het lukt me dan merkwaardig genoeg om zelfs mijn email inbox leeg te krijgen! Ik weet namelijk wat voor rust dit geeft. Bij terugkomst kan ik dan weer zonder onnodige afleiding en op een frisse manier opstarten.

Als dit opruimen zoveel rust en focus geeft, waarom zou je deze opruimklus dan niet wekelijks of zelfs dagelijks doen? Als je het regelmatig doet kost het ook minder tijd. Elke dag een leeg bureau en een lege inbox betekent in feite elke dag met een “vakantiegevoel” naar huis (ik besef dat dit in de praktijk niet altijd haalbaar is maar het blijft een prima uitgangspunt).

3. Deadlines

De naderende vakantieperiode werkt bij mij vaak als een “harde deadline”. Uitstellen is namelijk niet mogelijk. Het geeft daardoor een gevoel van urgentie om lopende zaken vóór deze deadline af te werken. Ik ervaar het als een aanloop van dagen, onbewust misschien zelfs weken, waarin je “lekker op weg bent” om deze deadline te halen. En dat lukt dan ook altijd!

Door het creëren van deadlines in je normale werk, kun je dit effect ook oproepen. Spreek een harde datum met je collega of klant af, waarop je de beloofde zaken naar hem toe gaat sturen. Dat kan al met kleine dingen zoals jouw reactie op een verzoek voor het eind van de dag of het toesturen van je offerte voor het weekend. Juist door zo’n afspraak met iemand anders te maken, in plaats van “met jezelf”, werkt het deadline-effect veel sterker.

4. Informeren

Ik ga nooit met vakantie zonder dat ik mijn “Out-of-Office” bericht heb ingesteld. Mensen die mij een email sturen weten dan direct dat ik er niet ben om te reageren. Ze kunnen meteen lezen wanneer ik er weer wel ben en bij wie ze eventueel in de tussentijd terecht kunnen. Alleen al doordat ik dat weet, kan ik met een gerust hart van mijn vakantie genieten en voorkom ik dat mijn inbox bij terugkomst vol zit met zaken waar ik meteen iets mee moet.

Wanneer je op je werk een klus hebt waar je een hele dag geconcentreerd aan wilt werken, helpt het informeren van je omgeving ook goed. Misschien stel je dan geen Out-of-Office bericht in (hoewel ik mensen ken die dat wel doen), maar je kunt je omgeving wel duidelijk maken dat je “er even niet bent”. Zet de telefoon op “niet storen”, ga in een stilte-werkplek zitten (als je in een flexplek-kantoor werkt), of geef instructies aan de telefoniste of directe collega’s over wie jou wel en niet kan storen en wanneer je wel weer beschikbaar bent.

5. Belonen

Dit vind ik zelf de mooiste tip: Spreek met jezelf een beloning af die je jezelf gunt als je klaar bent met je geplande klus(sen). In het vakantievoorbeeld is dit natuurlijk de vakantie zelf. Je ziet jezelf al op het strand in de zon liggen of misschien kun je al genieten van het beeld dat je met z’n allen in de auto op weg bent naar het zuiden. Daar doe je het voor!

In het dagelijks werk stimuleert het vooruitzicht op een beloning jouw productiviteit ook. Natuurlijk kan deze beloning niet steeds die vakantie zijn. Maar wat te denken aan een geoorloofd praatje met de mensen in de productie nadat je al je geplande acties voor die dag afgewerkt hebt of het bakje koffie zodra je die lastige gesprekken met twee medewerkers ’s ochtends hebt gedaan. Het half uurtje “vrij surfen” op internet wat je jezelf gunt zodra je je inbox weer leeg hebt gemaakt of misschien een lunch buiten de deur als dat belangrijke projectplan af is.

Het gaat natuurlijk bij al dit soort zaken bij de juiste mindset. En aangezien de mindset van “ik ga straks lekker op vakantie” blijkbaar heel erg productie-verhogend werkt, zou het heel fijn zijn om elke dag naar huis te kunnen gaan met de mindset van vakantie. Hopelijk kunnen deze tips daar een handje bij helpen.

Alvast een fijne vakantie gewenst!

Interessant artikel? Lees dan ook:

Hartelijke groet,

Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).