Bijna elke klant waar ik mee werk is bezig met het verbeteren van zijn timemanagement. Iedereen is op zijn eigen manier bezig om slimmer met de beschikbare tijd om te gaan. Terecht, want als je je eigen tijd niet gemanaged krijgt, heb je niet de juiste rust en focus die nodig is voor de ontwikkeling van je team en van jezelf.
Een beter woord is overigens “actiemanagement”. Je kunt immers de tijd niet managen (die gaat voor iedereen even snel, daar is niets aan te sturen). Je kunt echter wel je eigen taken en acties op een slimme manier managen om in dezelfde tijd meer te doen. Of beter nog: hetzelfde doen in minder tijd.
Voordat je begint met taak- en actiemanagement, moet je eerst de 4 belangrijkste “knoppen” kennen, waar je aan kunt draaien:
Stel je een reservoir voor met daarin al jouw taken en acties. Dit reservoir mag niet te ver gevuld zijn want dan loopt het over. In je dagelijks werk ben je acties aan het uitvoeren om het reservoir steeds weer wat verder leeg te krijgen. Daarmee blijft je het niveau in het reservoir onder controle.
Het is dus belangrijk dat je de vullingsgraad van dit reservoir slim gaat managen. Daarvoor heb je 4 knoppen waar je aan kunt draaien:
1. De IN-knop:
Hiermee regel je de toevoer van nieuwe acties. Meestal hoef je niet om acties te vragen, maar is het wel noodzakelijk om op z’n tijd de kraan een beetje dicht te zetten om overstroming te voorkomen. Dan hebben we het over zaken als leren Nee-zeggen en grenzen aangeven.
2. De DOOR-knop:
Hiermee regel je hoeveel taken je delegeert naar anderen. Dit vermindert immers de hoeveelheid taken die in jouw eigen reservoir overblijven. Hier gaat het onder andere over het effectief delegeren en het (her)benoemen van taken en verantwoordelijkheden binnen je afdeling.
3. De DOEN-knop:
Hiermee regel je hoe efficiënt jij je eigen werk uitvoert. Uiteraard moet je eerst de In-knop en de DOOR-knop goed hebben ingeregeld zodat alleen die acties overblijven die ook echt door jou moeten worden uitgevoerd. Nu komt het erop aan om je tijd goed te besteden. Hiervoor is een arsenaal aan handvatten beschikbaar (ToDo-lijsten, agendabeheer, prioritering-strategieën, enzovoort).
4. De TERUG-knop:
Dit is de meest vergeten knop! Hiermee regel je namelijk de mate waarin acties die je bij anderen belegd hebt, weer terug op jouw bordje komen. Je kent het wel, de medewerker die een kampioen is in het “terug-delegeren” omdat hij er zelf niet uit denkt te komen. Of de medewerker waarbij je je genoodzaakt voelt om in te grijpen omdat je het nog niet vertrouwt…
Het mag duidelijk zijn dat de TERUG-knop zo veel mogelijk dicht moet staan. Hierbij komen zaken zoals het Jij-Wij-Ik principe en het Uitgesteld helpen goed van pas.
Voordat je aan de slag gaat met actiemanagement, is het van belang dat je eerst gaat bepalen aan welke knop je het eerst moet draaien! Het heeft geen zin om aan de DOEN-knop te gaan draaien als de IN-knop nog te ver open staat (dat wordt dweilen met de kraan open).
Een andere veel voorkomende fout is dat de DOOR-knop niet ver genoeg open staat terwijl de IN-knop wagenwijd open staat (dit gebeurt veel bij leidinggevenden die een enorm verantwoordelijkheidsbesef hebben en tegelijk hun medewerkers willen beschermen tegen te veel werk). Lijkt me duidelijk waar dit uiteindelijk toe leidt.
Dus als je wilt leren om meer te doen in minder tijd, bepaal dan eerst aan welke knop je moet draaien. Wil je vervolgens leren om een structurele verbeterslag in je actiemanagement maken, neem dan contact met mij op voor een vrijblijvend (telefonisch) gesprek.
Interessant artikel? Lees dan ook:
- Teveel dagelijkse ad hoc klussen? Zo krijg je ze onder controle
- Hoe je uit de dagelijkse, operationele sleur kunt komen
- Het geheim van de “Keek op de Week”
Hartelijke groeten,
Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).