Vraag hier de gratis pdf aan met de

Tien belangrijke inzichten voor Zichtbaar Succesvol Leidinggeven

en ontvang daarna elke maand nieuwe tips


(1 x per maand, eenvoudige afmeldmogelijkheid)
Lees hier de volledige Privacyverklaring van Bogers Beroepscoaching

(reeds meer dan 2500 abonnees)

Zichtbaar Succesvol Leidinggeven!

Hoe de Eisenhower Matrix je helpt om snel je mailbox leeg te krijgen

Iedereen kent wel de momenten dat je geconfronteerd wordt met een overvolle inbox. Vooral als je een tijdje afwezig bent geweest, bijvoorbeeld door een (welverdiende) vakantie, heb je vaak zeer veel emails waar je nog iets mee moet doen.

Ook als je een dag buiten de deur of bij een klant bent geweest, kun je verrast worden door een plotselinge hoeveelheid ongelezen emails in je inbox. Sommige mensen ervaren dit zelfs al nadat ze een uurtje in een overleg hebben gezeten. We kunnen ons er bijna niet aan onttrekken: Je moet een keer al deze email verwerken!

Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS, kan ons helpen om dit efficiënt te doen! In zijn tijd bestond er weliswaar nog geen email, maar zijn model om op een gestructureerde manier je prioriteiten te bepalen, geeft ook zeer goede handvatten voor ons “online-leven”.

Vanuit timemanagement technieken is de Eisenhower Matrix   bekend. Voor wie hier nog niet mee bekend is, hieronder in het kort de achtergronden:

 

eisenhower matrix

 

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent” was het uitgangspunt van Eisenhower. Deze twee dimensies staan centraal in de Eisenhower Matrix. Alle acties die op je ToDo-lijst staan kun je indelen in enerzijds wel of niet belangrijk en anderzijds wel of niet urgent. “Belangrijk” en “urgent” zijn immers twee kenmerken die los van elkaar staan.

De prioriteiten-matrix binnen de Eisenhower Matrix geeft vervolgens vier kwadranten. Elke actie die je te doen hebt, kun je vervolgens indelen in één van deze kwadranten. De Eisenhower Matrix geeft vervolgens voor elk kwadrant aan wat de meest efficiënte manier is om de actie op te pakken:

  1. Belangrijk + Urgent: Nu doen! De Eisenhower Matrix is hier heel duidelijk in. Dit kan immers niet wachten, dus meteen zelf oppakken.
  1. Belangrijk + Niet-Urgent: Plannen! Het is belangrijk genoeg om de actie zelf te doen en je mag het zeker niet vergeten. Je plant dus tijd in je agenda om deze actie uit te voeren. Noot: Hier zit vaak de krux bij timemanagement: Als je acties niet plant, worden ze vanzelf urgent en ben je vervolgens alleen maar bezig met dingen die meteen moeten…
  1. Niet-Belangrijk + Urgent: Delegeren! De actie kan niet blijven liggen maar het hoeft niet perse door jouzelf gedaan te worden. Kijk dus bij wie je deze actie kunt beleggen.
  1. Niet-Belangrijk + Niet-Urgent: Niet doen! Dit is de mooiste categorie van de Eisenhower Matrix. Je besteedt er namelijk helemaal geen tijd aan. Dit soort dingen lossen zich meestal vanzelf wel op. 

Hoe kan de Eisenhower Matrix je dan helpen om je inbox leeg te krijgen In feite kun je elke email beschouwen als een actie. Je moet immers met elke email iets doen. Sterker nog: veel mensen gebruiken hun inbox zelfs als een ToDo-lijst.

Behandel nu elke email conform één van de vier kwadranten in de Eisenhower Matrix. Jouw benodigde reactie op elke email kun je immers ook verdelen in wel/niet belangrijk en wel/niet urgent. De truc is vervolgens om daarbij je emailprogramma op een slimme manier te gebruiken

 

 

  1. Belangrijk + Urgent: Reply! Vuistregel: als je de email binnen twee minuten kan beantwoorden, doe het dan meteen voordat je de volgende email opent. Daarna sleep je de oorspronkelijke email naar een archief mapje van je mailprogramma (bijvoorbeeld “Gelezen email”).
  1. Belangrijk + Niet-Urgent: Agenda-item aanmaken! Bij de meeste mailprogramma’s kun je de email direct naar je agenda “slepen” waarna er meteen een agenda-item wordt aangemaakt. Datum en tijd aanpassen (doe meteen een inschatting voor de tijd die je voor de actie nodig hebt) en je hebt het gepland. De afspraak in je agenda bevat meteen alle noodzakelijke gegevens.
  1. Niet-Belangrijk + Urgent: Forward! Stuur de email door naar de collega aan wie je de gevraagde actie delegeert. Tip: Om te borgen dat je collega de actie ook uitvoert, kun je eventueel de verzonden email naar je agenda slepen met een datum van een week later. Dit is voor jou een reminder dat je dan even de status moet checken. De actie kan vervolgens “uit je hoofd” en de email uit je inbox (je kunt deze bijvoorbeeld een mapje “Opvolgen” slepen).
  1. Niet-Belangrijk + Niet-Urgent: Deleten! Je verwijdert de email simpelweg uit je inbox (uiteraard bewaar je deze in een archief mapje). De email was slechts “ter info” of behoeft simpelweg geen actie van jouw kant. Verder geen tijd aan besteden dus. 

Welke van de vier manieren binnen de Eisenhower Matrix je ook toepast, meteen daarna kun je de email uit je inbox verwijderen. Dat geeft rust en een lege inbox. En elke keer als je weer een nieuwe lijst met ongelezen email op je scherm ziet, werk je ze op dezelfde manier af. Door dit regelmatig te doen, behoud je overzicht en blijf je in control.

Die Eisenhower had toch wel een zeer vooruitstrevende blik.

Hartelijke groeten,

Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meldt je dan hier aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk). 

Vermeld op mijn eigen LinkedIn pagina