Vraag hier de gratis pdf aan met de

Tien belangrijke inzichten voor Zichtbaar Succesvol Leidinggeven

en ontvang daarna elke maand nieuwe tips


(1 x per maand, eenvoudige afmeldmogelijkheid)
Lees hier de volledige Privacyverklaring van Bogers Beroepscoaching

(reeds meer dan 2500 abonnees)

Zichtbaar Succesvol Leidinggeven!

Zes valkuilen als je met budgetten werkt

In nagenoeg elk bedrijf wordt wel gewerkt met budgetten. Een budget is een belangrijk instrument voor een succesvolle bedrijfsvoering. Bij het opstellen van een budget maak je in feite een vertaalslag van de doelstellingen van je bedrijf, naar meetbare en vooral stuurbare getallen. Onmisbaar dus voor je planning en control cyclus.

Er zijn verschillende manieren om budgetten op te stellen. Heb je een klein bedrijf of werk je alleen (zoals ik), dan is een budget meestal eenvoudig en ook makkelijk in je eentje op te stellen.

In grotere bedrijven is het maken van een budget vaak een meer-stappen proces. Elke afdeling of unit dient zijn eigen budgetvoorstel in, waarna deze op directieniveau bij elkaar worden opgeteld. Vervolgens komt er een terugkoppeling van onderdelen die wel of niet goedgekeurd zijn en van noodzakelijke aanpassingen.

Hoe het budget ook tot stand komt, uit eigen ervaring en uit ervaring van mijn klanten, heb ik de meest voorkomende valkuilen voor je op een rij gezet:

  1. Een kopie van vorig jaar gebruiken 
Dit is immers de makkelijkste aanpak. Je begroot namelijk ongeveer dezelfde inkomsten en uitgaven als het jaar ervoor, eventueel iets bijgesteld op basis van de werkelijk gerealiseerde getallen van het afgelopen jaar.
 
Op deze manier kijk je alleen achteruit en niet vooruit. Je houdt onvoldoende rekening met toekomstige ontwikkelingen die effect zullen hebben op je budget. Denk hierbij aan wettelijke, maatschappelijke, fiscale, arbeidsrechtelijke en economische ontwikkelingen. Dit soort ontwikkelingen kun je goed zien aankomen, als je er maar even voor gaat zitten. In je budget kun je daar vervolgens rekening mee houden.
  1. Geen koppeling met strategie, lange termijn en korte termijn doelen
Je kunt in heisessies samen een heel mooie strategie ontwikkelen en doelen formuleren waar iedereen achter staat. Vaak wordt echter vergeten om dit te vertalen naar het budget waardoor de “executie” van de strategie op voorhand al bijna onmogelijk wordt. 
Het budget is het sluitstuk van het strategisch proces. Uit de gekozen strategie volgen immers de lange termijn doelen en daaruit weer de korte termijn doelen. Op basis hiervan kun je het actieplan voor het nieuwe jaar opstellen en dat kan alleen slagen als hier de juiste ruimte voor is in het budget.
 
Sterker nog, juist bij het opstellen van het budget komt het er pas echt op aan. Als je geld wilt vrijmaken voor strategische acties, merk je bij het budget pas waar dit in de uitvoering gaat knellen. Hoe ga ik de plannen financieren en ten koste van welke andere uitgaven? Bij het sluitend maken van het budget wordt het “strategisch keuzes maken” pas echt concreet!
  1. Geen onderhandelingsruimte inbouwen in je budgetaanvraag 
Als jouw afdelingsbudget onderdeel uitmaakt van het totale bedrijfsbudget, dan kun je verwachten dat jouw aanvraag niet meteen wordt goedgekeurd. Als jouw eerste budgetaanvraag precies alle posten bevat die je nodig hebt, dan moet je meteen al gaan inleveren.
Voer daarom een paar extra posten op die je niet persé nodig hebt. Die kun je eventueel schrappen als je manager je aanvraag te groot vindt waardoor je de echt noodzakelijke posten kunt behouden. Zie het als een mini-onderhandeling.
  1. Te veel accent op “de kosten gaan voor de baten”
Je budgetteert zowel inkomsten als uitgaven, maar vaak is voor elk een verschillend persoon verantwoordelijk. Dan kan het gebeuren dat iemand hard aan de slag gaat met de uitgaven: We gaan die afgesproken training doen, machine aanschaffen, mensen aannemen, marketing acties starten, etcetera. Dit alles onder het mom van “de kosten gaan voor de baten”. Ik heb het meerdere keren gezien dat vervolgens de inkomsten niet volgens budget liepen. Als je daar te laat achter komt, kan het financieel erg uit de hand lopen.
 
Maak onderscheid tussen primaire en secundaire uitgaven. De primaire uitgaven zijn zaken als loonkosten, huur, energiekosten etcetera. Deze moeten uiteraard gewoon doorlopen. De secundaire uitgaven zijn zaken zoals trainingen, investeringen, nieuwe medewerkers aannemen, etcetera. Deze uitgaven bevries je in eerste instantie. Je geeft het namelijk pas uit als de resultaten het toelaten (“de baten gaan voor de kosten”).
 
Let op:
Op dit snijvlak vraagt het vooral om gezond ondernemerschap. Soms ga je juist wel vooraf een investering doen omdat het een weloverwogen ondernemersrisico is!
  1. Geen budgetverantwoordelijke aanwijzen
Als je niemand verantwoordelijk maakt voor een budgetpost, dan kan het zomaar gebeuren dat bepaalde budgetposten zomaar worden “leeg geplunderd”. Gewoon doordat meerdere mensen hier zomaar op boeken. Hetzelfde geldt in zekere zin voor de inkomsten in je budget.
 
Zorg dat er een eenduidige budgetverantwoordelijke is voor elke budgetpost. Zowel voor alle uitgaven als voor alle inkomsten (wie is verantwoordelijk voor welke omzetcomponenten?). En deze budgetverantwoordelijke kan nooit een afdeling zijn maar een werkelijk persoon, met naam genoemd.
  1. Vergeten te meten
Het budget is af, iedereen is tevreden. En we beginnen lekker aan het nieuwe jaar. Vervolgens wordt verzuimd om regelmatig de werkelijke resultaten met het budget te vergelijken. Dan heb ik het niet over de mensen van de administratie (die houden dit prima bij) maar over de budgetverantwoordelijke. “Ik wist niet dat we al zoveel hadden uitgegeven…” is dan de reactie achteraf. Te laat.
 

Zorg voor regelmatige terugkoppeling aan elke budgetverantwoordelijke, minimaal maandelijks. Meten is immers weten. Planning en control gaat immers pas werken als je tijdig bijstuurt. Maak dit bijvoorbeeld een vast agendapunt van het operationeel overleg.

Het tijdig nemen van de juiste actie op basis van actuele cijfers, dat is waar je als serieuze leidinggevende of budgetverantwoordelijke mee bezig moet zijn. Daarvoor ben je tenslotte verantwoordelijk en mag je aangesproken worden. Zonder daarbij de doelen uit het oog te verliezen uiteraard!


Succes met alle voorbereidingen voor de nieuwe budgetperiode!
Met hartelijke groet,

Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meldt je dan hier aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk). 

Vermeld op mijn eigen LinkedIn pagina