Vraag hier de gratis pdf aan met de

Tien belangrijke inzichten voor Zichtbaar Succesvol Leidinggeven

en ontvang daarna elke maand nieuwe tips


(1 x per maand, eenvoudige afmeldmogelijkheid)
Lees hier de volledige Privacyverklaring van Bogers Beroepscoaching

(reeds meer dan 2500 abonnees)

Zichtbaar Succesvol Leidinggeven!

Zonder dit gaat timemanagement niet werken

Praktisch iedereen worstelt wel eens met zijn timemanagement. Tijd is namelijk het meest schaarse middel dat we hebben. De hoeveelheid is immers begrenst, je kunt er maar één keer gebruik van maken en je kunt niet zomaar even wat tijd bij kopen.

Er zijn diverse timemanagement tips en trucs. Je kunt ze leren uit boeken, in trainingen of op internet en ze kunnen je absoluut helpen om meer te bereiken in minder tijd. Het effect van al deze tips en trucs valt of staat echter met het antwoord op de volgende vraag:

Wat zijn mijn stenen?

“Stenen? Wat bedoel je daarmee?”, is wellicht je reactie. Ik bedoel hiermee de stenen uit de theorie van de vaas met de stenen en het zand:

Stel je hebt drie items: een vaas, een aantal stenen en een bak met zand.

De vaas staat voor je week met de beperkte hoeveelheid beschikbare tijd. De stenen staan voor je belangrijkste kerntaken. Dit zijn dus de zaken die écht belangrijk zijn en die het succes van jou of je afdeling gaan bepalen. Het zand staat voor overleggen, mail beantwoorden, administratie en allerlei ad-hoc problemen, zeg maar: al die dingen die “vanzelf” jouw tijd vragen, ook als je er niet om gevraagd hebt.

Hoe kun je dit nu effectief organiseren in je werkweek?

De slimste manier: Eerst de stenen (de écht belangrijke zaken)
Vul eerst de vaas met de stenen totdat er geen meer bij kan. De vaas lijkt nu vol. Vervolgens gooi je het zand erbij. Als je een beetje schud, zie je dat het zand moeiteloos tussen de stenen door glijdt. Zowel de stenen als het zand kunnen volledig in de vaas!

 

Andersom brengt je in de problemen: 
Wanneer je eerst het zand in de vaas zou doen, is de ruimte die dan nog overblijft minimaal. Er is dan nog plek voor slechts één of twee stenen, maar echt niet meer. De rest van de stenen vallen buiten de vaas. De dag en de week is voorbij voordat je het weet terwijl je nauwelijks aan de belangrijke taken bent toegekomen (alleen maar adhoc zaken en brandjesblussen, wie kent dat gevoel niet…).
Vaas-niet-wel-slim-gevuld 

Waar het dus om gaat is dat je voor jezelf helder hebt wat jouw stenen zijn! De dingen die er echt om doen. Deze “stenen” plan je dus als eerste in je agenda. Dit is tijd die je in je agenda reserveert, vaak wekelijks of maandelijks terugkerend.

Deze tijd in je agenda, jouw stenen dus, verklaar je vervolgens “heilig”. Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen ga je deze tijd voor iets anders gebruiken. Je weet immers dat deze zaken bepalend zijn voor het behalen van de doelen van jouw afdeling of van jou persoonlijk.

En al die andere taken dan, die van mij verwacht worden? Maak je geen zorgen. Je weet immers dat er voldoende ruimte in je week overblijft voor al dit soort zaken (het zand): Als je nog 10 minuten over hebt voor een belangrijk overleg (steen) beantwoord je nog even 3 mailtjes (zand). Nadat je een belangrijk document hebt afgerond (steen), heb je een social talk met één van je collega’s (zand).

Maar hoe bepaal ik wat mijn stenen zijn? Hier is de valkuil dat je alles belangrijk vindt. Je kunt echter teruggaan naar de doelstellingen van je afdeling of van je persoonlijke doelen. Deze bepalen wat de belangrijkste zaken voor jou zijn. Kies er niet te veel, drie maximaal vier. Een paar voorbeelden:

  • Projectresultaten van mijn team ► In je agenda: wekelijkse reviewtijd, wekelijks voortgangsbespreking, maandelijkse bi-la’s met de projectmanagers
  • Verbetering van de taakvolwassenheid van mijn team ► In je agenda: wekelijks rondje langs medewerkers, drie heisessies dit jaar inclusief tijdreservering voor de voorbereiding, maandelijkse sparringafspraak met eigen manager
  • Introductie vernieuwde projectmethodologie ► In agenda: maandelijks werkgroepoverleg, twee keer per maand een halve dag gereserveerd voor uitwerken verbetervoorstellen, elk kwartaal evaluatie ingepland
  • Mijn persoonlijke ontwikkeling ► In agenda: training waarvoor je hebt aangemeld is ingepland, dagdelen gereserveerd voor voorbereiding en implementatie, maandelijkse zelfreflectiemoment ingepland.

Jouw stenen helpen je ook bij het bepalen van je dagelijkse prioriteiten. Wanneer er te veel dingen tegelijk op je af komen wil je de juiste prio’s bepalen. Ga dan terug naar je stenen: “Wat is ook alweer echt belangrijk?”. Daar vind je je antwoord. Je weet dan wat je eerst moet doen en waar je nee tegen moet zeggen.

Je kunt jouw stenen in de loop van de tijd ook bijstellen. Een goed moment hiervoor is bijvoorbeeld het eind van het jaar, als je de doelen voor het nieuwe jaar hebt bepaald. Dan weet je meteen wat de belangrijkste focuspunten voor het nieuwe jaar zijn.

Eén van mijn stenen is mijn maandelijkse nieuwsmail. Vandaar dat je deze consequent elke 2e zondag van de maand in je inbox ontvangt 😉

Hartelijke groeten,

Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meldt je dan hier aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk). 

Vermeld op mijn eigen LinkedIn pagina