Als leidinggevende heb je vast wel eens te maken met medewerkers die kampioen zijn in het naar boven delegeren. Ze hebben een taak die ze prima zelf kunnen uitvoeren. Maar toch weten ze het zo te brengen dat de actie uiteindelijk weer bij jou ligt.

Ze kloppen bij je aan met een probleem of een vraag. Op een heel subtiele manier doen ze een beroep op jouw verantwoordelijkheidsgevoel en proberen ze het probleem bij jou terug te leggen (overigens: meestal onbewust).

De valkuil is dat jij vervolgens “de aap op je schouder” neemt. Voor je het weet loopt jouw ToDo-lijst helemaal vol terwijl de medewerker lekker relaxt terug aan het werk gaat. Hij wacht wel totdat jij je actie hebt gedaan.

En als je niet oppast doe je dit bij steeds meer medewerkers. Het gevolg: jij wordt de bottleneck voor het werk van je hele afdeling.

Een effectieve manier om met dit soort situaties om te gaan, is het JIJ-WIJ-IK principe. De stappen JIJ, WIJ, IK geven de volgorde aan, waarmee je reageert op de vraag of het probleem waarmee de medewerker bij je aanklopt:

 

aap op schouder en bepaal zelf op wiens schouder

 

JIJ:

  • “Wat kun JIJ zelf doen om het probleem op te lossen?”
  • “Welke oplossing heb JIJ al geprobeerd en waarom werkte dit niet?”
  • “Welke alternatieven kun JIJ nog bedenken?”

Pas als je merkt dat de medewerker niet in staat is om het probleem zelf aan te pakken, bijvoorbeeld door het ontbreken van de juiste kennis, tijd, ervaring of bevoegdheden, kun je overwegen om naar de volgende stap te gaan:

WIJ:

  • “Okay, wat kunnen WIJ samen doen om het probleem aan te pakken?”
  • “Welke adviezen of goedkeur moeten WIJ regelen?”
  • “Laten WIJ samen een aantal mogelijke oplossingen bedenken”

Let wel: In de WIJ-stap zit de aap nog steeds op de schouder van de medewerker! Hij blijft van de medewerker, jij denkt alleen met hem mee.

Als je deze eerste twee stappen gevolgd hebt, zul je zien dat jouw ToDo-lijst verschoond blijft van acties die niet bij jou thuis horen.

Er zijn uiteraard ook taken die de medewerker niet zelf kán uitvoeren. Dingen die je echt zelf moet doen omdat het jouw primaire verantwoordeljkheid is of omdat alleen jij de bevoegdheid hebt. Alleen voor die acties neem je de laatste stap (en zie dit als uitzonderingen, als een dikke branddeur waar je slechts in zeer beperkte gevallen doorheen komt!):

IK:

  • “Goed, IK zal dit voor je gaan regelen”
  • “Okay, IK neem de verantwoordelijkheid vanaf nu van je over”
  • “Deze keer zal IK het doen, maar kijk mee zodat je het de volgende keer zelf kan”

Houd de JIJ-WIJ-IK stappen steeds in het achterhoofd, elke keer als ergens een taak komt boven drijven. Vooral bij die notoire Naar-boven-delegeerders. Je zult zien dat jij zelf gaat bepalen op wiens schouder de aap komt te zitten. En het positieve is dat de medewerker op deze manier toch het gevoel heeft dat je hem helpt!

Als je consequent deze drie stappen doorloopt zul je zien dat van alle verzoeken die op je af komen, er hooguit 20% daadwerkelijk op jouw bordje komt. De andere 80% van de gevallen blijft de aap lekker op de schouder van de ander. En dat heeft 2 voordelen: Jij krijgt het minder druk én de medewerker groeit in zijn taakvolwassenheid.

Als hulp bij het toepassen van het JIJ-WIJ-IK principe, hieronder enkele stimulerende gedachten:

  • Er bestaan maar twee soorten problemen: 1) Die je zelf kunt oplossen en 2) die je niet zelf kunt oplossen. En dat geldt dus ook voor jouw medewerkers. In heel veel gevallen zijn ze prima in staat om het probleem zelf op te lossen. Ze hebben soms alleen een zetje nodig. Zie ook Om het simpel te houden: Er zijn slechts 2 soorten problemen
  • Dit is tenslotte precies de taak waarvoor de medewerker is opgesteld – In de meeste gevallen mag je van de medewerker juist verwachten dat hij het probleem zelf oplost, gelet op zijn functie. Daar is hij immers voor aangenomen. Misschien moet het gesprek eerder gaan over de redenen waarom hij deze taak niet denkt uit te kunnen voeren…
  • Stel de hulp even uit – Vertel dat je nu even geen tijd hebt, maar dat je later graag mee wil kijken. Vraag de medewerker om ondertussen zelf alvast naar mogelijke oorzaken en oplossingen te kijken. Je zult zien dat in veel gevallen het probleem later al is opgelost. Zie ook mijn eerdere nieuwsmail over De kunst van het “Uitgesteld Helpen”.

Probeer het JIJ-WIJ-IK principe eens uit. Ik hoor graag de resultaten!

Interessant artikel? Lees dan ook:

Met hartelijke groet,

Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).