Vergaderingen kunnen soms bijzonder ineffectief zijn. Je herkent vast de keren dat je uit een vergadering kwam met het gevoel dat er ondanks 2 uur vergaderen, eigenlijk niets bereikt is. De onderwerpen van de agenda zijn wel besproken maar wat is er nou concreet uitgekomen? Wat is er anders dan vóór de vergadering? Heeft het vergaderen wel nut gehad? Effectiever vergaderen zou erg wenselijk zijn.
Er zijn diverse handvatten om meer rendement uit kostbare vergadertijd te halen. Effectiever vergaderen vraagt om een juiste voorbereiding. Denk aan een duidelijke agenda vooraf, een vaste begin- en eindtijd, juiste voorbereiding door elke deelnemer, vooraf verspreiden van belangrijke stukken, strak volgen van de agenda tijdens de vergadering en een duidelijke actielijst als resultaat van de vergadering.
Ondanks dat, lijkt het soms toch of mensen compleet naast elkaar aan het praten zijn. Hetzelfde onderwerp wordt dan totaal verschillend beleefd. Voor de ene persoon is het allemaal al 100% duidelijk. Hij heeft zijn mening al klaar en heeft in zijn hoofd zelf al een besluit genomen. Vergaderen heeft weinig zin.
Voor een ander kan hetzelfde onderwerp echter nog nieuw zijn. Hij heeft er nog nooit over nagedacht. Het is voor hem helemaal geen thema op dit moment. Hij heeft er dus nog geen mening over, laat staan dat hij er al een besluit over zou kunnen nemen…
Wanneer deze mensen dit onderwerp in dezelfde vergadering bespreken, praten ze soms totaal langs elkaar heen. Voor de een is het allemaal in kannen en kruiken (hij weet al wat er besloten moet worden). De ander moet echter nog beginnen om er over na te gaan denken. Dit is erg ineffectief vergaderen.
Het BOB-principe kan dit verhelpen en ook jouw team effectief laten vergaderen. Elk onderwerp doorloopt bij iedereen die uiteindelijk over dit onderwerp mee beslist, 3 achtereenvolgende stappen.
B – Beeldvorming
Waar gaat het onderwerp eigenlijk over? Waarom zouden we hierover moeten vergaderen? Wat is het probleem? Wat is de context? Hoe verhoudt dit onderwerp zich tot onze doelstellingen? Pas als iemand zijn beeld hierover helder heeft, kan hij beginnen om er een mening over te vormen:
O – Oordeelvorming
Wat vind ik er zelf van? Wat is mijn mening hierover? Wat vindt mijn achterban (mijn team, mijn afdeling, mijn klant) ervan? Hoe draagt dit onderwerp het beste bij aan onze doelstellingen? Als iemand dit proces heeft doorlopen, heeft hij een oordeel (mening) en is hij pas klaar voor de volgende stap:
B – Besluitvorming
Om effectief te vergaderen is het belangrijk dat iedereen een beeld heeft kunnen vormen en ook een mening/oordeel over het onderwerp heeft. We zijn nu klaar voor de volgende stap: er kan een besluit genomen worden. Het denk/besluitproces van de verschillende deelnemers is dan als het ware gesynchroniseerd.
Je kunt dit BOB-principe op verschillende manieren toepassen om effectiever te vergaderen. Zo kun je vooraf bij elk agendapunt aangeven tot welke stap je het agendapunt in deze vergadering gaat bespreken:
Alleen beeldvorming? Dan gaat de inbrenger van het agendapunt alleen een toelichting geven en kunnen anderen eventueel vragen stellen. Het agendapunt is dan klaar als iedereen een beeld heeft kunnen vormen. In een volgende vergadering kan het verder besproken worden (de stap van oordeelvorming en besluitvorming).
Als je vooraf afspreekt dat een onderwerp ter besluitvorming besproken zal worden, dan weet iedereen dat hij zich daarop moet voorbereiden en dat je dus de vergadertijd gebruikt om samen een besluit te nemen (bijvoorbeeld door te stemmen). Je kan dus nu doelmatig vergaderen. Er wordt geen tijd meer besteed aan meningsvorming of beeldvorming.
Ook tijdens de discussie zelf, kun je BOB gebruiken. Als je bijvoorbeeld merkt dat je zelf pas in de beeldvormingsstap zit en je krijgt het gevoel dat de ander al een besluit wil nemen, dan kun je dit gaan afstemmen: “Joh, ik heb de indruk dat jij al een besluit wil nemen vandaag, terwijl ik nog niet zover ben. Laten we eerst iets afspreken over hoe we dit onderwerp vandaag gaan bespreken”.
Buiten het vergaderen om kun je het BOB principe ook heel goed gebruiken om anderen te overtuigen. Wanneer je een plan of een goed idee hebt, heb je zélf waarschijnlijk alle BOB stappen al doorlopen en ben je er voor jezelf al helemaal uit (jij heb je besluit al genomen). Je kunt er echter vanuit gaan dat de anderen een paar stappen achterlopen.
Door je communicatiestijl aan te passen op de anderen, kun je hen gedoseerd door de BOB stappen loodsen zodat ze ontvankelijk worden voor jouw plan. Effectiever vergaderen en overtuigen betekent immers dat jij zelf de taak op je neemt om de ander op een slimme manier te begeleiden in zijn besluitvormingsproces
Probeer het eens uit. Ik hoor graag wat je resultaten zijn.
Interessant artikel? Lees dan ook:
- Hoe je een superefficiënt operationeel overleg organiseert
- Conflicten hanteren: vijf verschillende strategieën
- De 3 woorden waarmee je elk gesprek soepel laat lopen
Hartelijke groeten,
Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).