Iedere medewerker heeft een verantwoordelijkheid over een bepaald proces in het bedrijf. De één is verantwoordelijk voor het binnenhalen van orders, de ander voor de correcte uitvoering van deze orders en weer een ander heeft als taak om de facturatie en verdere financiële afhandeling goed te laten verlopen.
Je kunt een verantwoordelijkheid hebben op een operationeel niveau, zoals de monteur in het veld die elke dag zijn klussen moet afronden. Je kunt ook een meer tactisch/strategische verantwoordelijkheid hebben, zoals de Business Unit manager die voor continuïteit en groei van zijn unit moet zorgen.
Voor welk deelproces je ook verantwoordelijk bent, als professional ben je continu op zoek naar manieren om dit proces te verbeteren en te optimaliseren. Je analyseert regelmatig het proces en je identificeert de belangrijkste knelpunten. Deze problemen ga je aanpakken en oplossen!
In de traditionele aanpak om problemen op te lossen, doorloop je een aantal stappen: Je definieert en analyseert het probleem, je benoemt de belangrijkste oorzaken, je bedenkt oplossingen, je kiest de juiste oplossing en implementeert deze vervolgens.
Er is ook een andere, vaak effectievere manier om knelpunten te benaderen: Iets in het proces loopt niet goed. Een bepaalde taak wordt niet (altijd) juist uitgevoerd, kost te veel tijd of is een bottleneck in het proces. Neem vervolgens wat meer afstand van het proces en bekijk dan de taak aan de hand van de volgende drie strategieën (precies in deze volgorde):
1. Elimineren: Is de taak eigenlijk nog wel nodig? Kan ik de taak overbodig maken? Veel taken in het proces zijn er in de loop van de tijd bijgekomen. Vroeger waren deze misschien nodig maar is dat nu nog het geval? Bijvoorbeeld een wekelijkse rapportage die 3 uur kost om te maken maar waar niemand meer naar kijkt. Of het laten onderteken van een werkbon door een klant, wat contractueel eigenlijk niet meer nodig is…
2. Automatiseren: Als de taak absoluut noodzakelijk is, is deze dan te automatiseren? Als de rapportage inderdaad noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering, kan deze dan misschien met een aantal aanpassingen automatisch gegenereerd worden, wat 3 uur per week bespaart? En als de handtekening van de klant absoluut noodzakelijk is, kan deze dan langs elektronische weg geregeld worden (bijv. via een automatisch emailproces)?
3. Delegeren: Als de taak noodzakelijk en niet te automatiseren is, kun je de taak dan delegeren? Wellicht kan de taak uitgevoerd worden door een andere (goedkopere) medewerker of zelfs extern worden uitbesteed. Je kunt bijvoorbeeld vragen of de afdelingssecretaresse de wekelijkse rapportage kan overnemen. En misschien kun je je medewerkers vragen om zelf voor vertrek een handtekening van de klant op de werkbon te regelen.
Deze drie stappen zijn geen Haarlemmerolie om elk knelpunt op te lossen. Het geeft echter wel een rationele benadering waarmee je voorkomt dat je dingen gaat oplossen die helemaal niet opgelost hoeven te worden.
Eerst elimineren, indien niet mogelijk automatiseren, indien niet mogelijk delegeren. Door op deze manier knelpunten te benaderen kun je veel stappen in het werkproces optimaliseren. Het schoont lekker op en de productiviteit wordt op meerdere plaatsen vergroot.
Je kunt deze aanpak ook op je eigen werkzaamheden toepassen. Enkele voorbeelden om over na te denken:
Het bijhouden van je social media:
Elimineren – Welke social media helpen mij echt bij mijn doelen en met welke kan ik beter stoppen? Ik zelf heb bijvoorbeeld gekozen voor LinkedIn en Twitter en niet voor Facebook.
Automatiseren – Het dagelijks bijhouden van je tijdlijn kost veel tijd. Via twilert.com kun je bijvoorbeeld automatisch emails ontvangen met tweets die voldoen aan door jou zelf opgestelde criteria. En met flipboard.com creëer je automatisch een digitale knipselkrant op je tablet of smartphone met samenvattingen van wat er op jouw eigen social media wordt gepost.
Delegeren – Er zijn legio bedrijven die jouw social media voor jou bijhouden. Van je profiel tot regelmatige statusupdates volgens jouw eigen wensen.
Terugkerende vaste overleggen op het werk:
Elimineren – Ga nog eens na wat de échte toegevoegde waarde van het overleg (nog) is. Kan het overleg intussen vervallen, minder frequent of alleen indien nodig? En moet iedereen er nog wel bij zijn of kan het met minder deelnemers?
Automatiseren – Er zijn tools waarmee deelnemers aan een overleg vooraf digitaal hun agendapunten kunnen inbrengen (bijvoorbeeld een SharePoint vergadersite). Iedereen kan vooraf de agendapunten zien en bijbehorende stukken doornemen. Ook kun je tijdens het overleg iemand direct de besluiten en acties laten vastleggen zodat je niet achteraf notulen moet gaan maken.
Delegeren – Moet je zelf nog wel aanwezig zijn bij dit overleg? Wellicht kun je jouw rol in het overleg overdragen aan iemand anders in je team. Dat bespaart jou zelf tijd en geeft de ander mogelijkheden om te groeien.
Succes met het optimaliseren!
Interessant artikel? Lees dan ook:
- Om het simpel te houden: Er zijn slechts 2 soorten problemen
- Waarom je soms gewoon de baas moet zijn
- Het verschil tussen succesvolle en minder succesvolle mensen
Hartelijke groet,
Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).