Slim omgaan met je beschikbare tijd is voor bijna iedereen een uitdaging. Bij veel van mijn cliënten speelt er een coachvraag op het gebied van timemanagement. Hoe kan ik meer doen in minder tijd? Hoe kan ik mijn werk-privé balans verbeteren? Hoe kan ik meer tijd creëren voor de zaken die echt belangrijk zijn?…

Er zijn allerlei technieken die je kunt leren om slimmer met je tijd om te gaan. Het boek “Getting Things Done” van David Allen is wat dat betreft een bestseller. Het biedt veel praktische tips over hoe je je werk beter kunt organiseren zodat je effectiever wordt.

Soms zijn dit soort tips en trucs echter niet de oplossing: Je weet best wel hoe je jouw timemanagement zou moeten doen, maar iets weerhoudt je om écht door te pakken. Mensen komen dan bij mij om er achter te komen wat hen nou precies belemmert en om dit structureel om te buigen.

De oplossing voor een positieve ommekeer is per definitie 100% persoonlijk. Iedereen heeft zijn eigen patronen en valkuilen dus iedereen moet (eventueel met mijn hulp) zijn eigen weg vinden om timemanagement op zijn eigen manier te laten werken.

Wat deze persoonlijke oplossing ook is, er is een eenvoudige “truc” die voor iedereen goed blijkt te werken om de eigen timemanagement werkwijze te borgen: de “Keek op de Week”.

Wat is de Keek op de Week?

Timemanagement weekreview keek op de week

Waarschijnlijk ken je de Keek op de Week nog als het TV-programma van Van Kooten en De Bie, ruim 20 jaar terug. Ze keken elke zondagavond terug op het nieuws van de afgelopen week en gaven daar hun kijk op.

Hetzelfde kun je doen met jouw eigen (werk-)week. Plan een vast moment in de week van een half uurtje voor jouw eigen, persoonlijke Keek op de Week. In dat half uurtje doe je het volgende:

  • Blik terug op hoe je afgelopen week verlopen is
  • Controleer of je alles ontvangen hebt waarop je zat te wachten
  • Check of er nog belangrijke email is die je nog niet hebt afgehandeld
  • Loop je hele ToDo-lijst nog eens door:
    • Wat kan eraf?
    • Wat kun je nu direct afhandelen?
    • Wat moet ingepland worden in je agenda?
  • Kijk of je planning voor volgende week nog goed in elkaar zit:
    • Zijn er dubbele afspraken?
    • Welke zaken ben je nog niet aan toe gekomen en moeten opnieuw ingepland worden?
    • Welke vergaderingen vragen voorbereiding (plan hier meteen tijd voor in!)?
    • Wat ga je doen in de “lege” tijdvakken?
    • In feite ga je jouw agenda van de aankomende week als het ware “gladstrijken” zodat je voorbereid aan de week kunt beginnen.

Uiteraard kun je deze lijst helemaal naar eigen smaak aanpassen. Sommige punten zijn voor jou minder relevant. Andere punten, die voor jouw timemanagement essentieel zijn, voeg je toe.

Gebruik je Outlook of een andere elektronische agenda, zet de Keek op de Week dan terugkerend in je agenda, op het moment dat voor jou het best in de week past. Tip: Wanneer je dit op vrijdagmiddag doet, ga je elke week met een opgeruimd gevoel het weekend in!

Door jouw Keek op de Week structureel te doen, zul je merken dat je de controle over je tijd (terug) krijgt. Je zult ook merken dat je er elke week steeds minder tijd voor nodig hebt. Blijf het dan toch gewoon doen, het is jouw borging dat je “in control” blijft!

Succes!

Interessant artikel? Lees dan ook:

Hartelijke groeten,

Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).