De meesten van ons ontkomen er niet aan: overleggen en vergaderen. Afstemming is in elke organisatie nodig om het werk soepel te laten lopen. Maar je wilt voorkomen dat je agenda volloopt met overleggen die onnodig lang duren.
Natuurlijk kosten sommige onderwerpen meer tijd, zoals strategische of tactische thema’s. Dan kan het juist goed zijn om één of twee dagen met je team de hei op te gaan, zodat je er echt goed op in kunt zoomen.
Maar bij een operationeel overleg wil je dat juist níét. Afstemming is nodig, maar dat moet het liefst kort en to-the-point. Zo efficiënt mogelijk, er moet tenslotte ook gewoon gewerkt worden.
De scrum-aanpak kan je hierbij helpen!
Scrum is afkomstig uit de softwarewereld. Het is een zogenaamde “Agile” ontwikkelmethode waar je hier meer over kunt lezen.
Het gaat echter om één onderdeel dat voor elk team handig is: de “Daily Scrum”, ook wel de “Stand-Up” genoemd.
Het principe van een Stand-Up:
- Iedereen bereid zich vooraf voor
- Start exact op tijd, ook als niet iedereen er is
- Altijd op dezelfde tijd en plek
- Maximaal 15 minuten (liever korter)
- Staand overleg (vandaar: Stand-Up)
- Eén persoon leidt het overleg (de scrummaster)
- Iedereen beantwoordt beurtelings drie vragen:
- Wat heb je gisteren gedaan?
- Wat ga je vandaag doen?
- Zijn er knelpunten, heb je hulp nodig, of is er iets wat anderen moeten weten?
Dingen die meer tijd vragen, pak je ná het overleg op in een kleinere groep. De stand-up duurt ongeveer zo lang als één kop koffie staand drinken😉.
Deze aanpak kun je op elk operationeel overleg toepassen. Het is een snelle manier om het werk goed op elkaar af te stemmen en elkaar gericht te helpen. Er zijn organisaties die hiervoor een speciale “Stand-up” kamer hebben met statafels.
Voorbeelden uit de praktijk:
- Een projectteam komt elke ochtend om 9.00 uur samen bij de projectleider. Ze stemmen de dag af en zorgen dat elk probleem bij de juiste specialist belandt. Zo voorkom je misverstanden of suboptimalisatie.
- Een service & support team start elke werkdag om 8.15 uur met een kort overleg in de koffieruimte. Ze verdelen de workload en bepalen wie helpt bij ingewikkelde issues. Om 8.30 uur zit iedereen weer paraat voor klanten.
- Een salesteam komt elke maandagochtend om 9.00 uur samen. Elke verkoper deelt de status van zijn leads en plannen voor de week. Collega’s geven suggesties om kansen beter te benutten. Daarna gaat iedereen weer maximaal gefocust aan de slag.
Zo’n Stand-up kun je dagelijks doen of wekelijks, afhankelijk van de dynamiek in het werk. Vooral het staand overleggen en het rondje met drie vragen zorgen voor snelheid en focus. Er moet tenslotte ook gewoon gewerkt worden 😉.
Interessant artikel? Lees dan ook:
- De olifant benoemen zonder alle klappen te krijgen
- Wil je ook veel effectiever vergaderen? Gebruik BOB
- Conflicten hanteren: vijf verschillende strategieën
Hartelijke groeten,
Eric Bogers