E-mail wegwerken! Je eerst taak als je terug van vakantie komt. Ondanks je Out-of-office melding en mijn eerdere tips word je bij terugkomst meteen geconfronteerd met een lange lijst van ongelezen e-mails.
Er is een efficiënte manier om e-mail wegwerken snel te doen:
1. Laat je Out-of-office een extra dag aan staan.
Daarmee creëer je voor jezelf meer tijd om rustig je e-mail bij te werken, zonder dat je meteen wordt lastig gevallen omdat ze weten dat je er weer bent.
2. Zet je leesvenster tijdelijk aan.
De pro’s onder ons hebben het leesvenster in hun inbox standaard natuurlijk uit staan (in het kader van efficiënt e-mail beheer). Om snel de lijst door te kunnen werken zet je het tijdelijk even aan zodat je snel door de inhoud van de e-mails kunt lezen.
3. Sorteer op onderwerp (Outlook negeert gelukkig Re: en Fw:).
Zo kun je elke maildiscussie over hetzelfde onderwerp in één keer doornemen. Begin met de meest recente e-mail, dan zie je snel of een collega een vraag al beantwoord heeft. Vaak is het onderwerp al helemaal afgehandeld en zo kun je de hele maildiscussie in één keer als gelezen markeren (Outlook: Ctrl-Q) en naar je archief verplaatsen.
Nog een voordeel van deze sortering: Eventuele spam-mail die toch door je filter is gekomen groepeert zich nu ook zodat je die meteen kunt verwijderen, net als nieuwsmails. Tip: meld je meteen af van niet-relevante nieuwsmails (dus niet deze 😉 ).
4. Sorteer de overige e-mails op afzender en verzenddatum/tijd.
Je ziet nu alle e-mails van dezelfde afzender bij elkaar. Scan ze eerst even door op volgorde van verzenddatum/tijd en begin met de oudste. Stuur nog geen antwoorden om te voorkomen dat je op iets reageert wat inmiddels achterhaald is. Daarna pas reageren.
Uiteraard verplaats je elke afgewerkte e-mail meteen naar je archief (of helemaal deleten natuurlijk) zodat je inbox zo snel mogelijk weer leeg is.
Oh ja, en nog twee tips voor de volgende keer dat je op vakantie gaat:
- Zet in je Out-of-Office bericht dat je alle e-mails die je tijdens je vakantie ontvangt niet leest (of zelfs meteen verwijdert). Niet zo vriendelijk misschien, maar wel super duidelijk. Bij terugkomst zet je in één keer alle e-mails in je archief (Outlook: Ctrl-Q en sleep de hele lijst naar je archief map). Scheelt je heel veel tijd 😉
- Lees dit eerdere artikel nog eens: Zo zorg je dat je misbaar bent tijdens je vakantie.
Interessant artikel? Lees dan ook:
- Hoe Eisenhower je helpt om snel je mailbox leeg te krijgen
- Te veel dagelijkse ad hoc klussen? Zo krijg je ze onder controle
- De zakelijke vakantie-checklist (19 punten)
Hartelijke groet,
Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).