Tijdens gesprekken met collega’s gaat het meestal over inhoudelijke zaken: Hoeveel tijd kost deze klus? Wat is de planning? Welke knelpunten zijn er? Welke oplossingen zijn er voor een probleem? Hoe staat het met de KPI’s en andere doelstellingen? Hoe gaat het met de samenwerking in het team? Allemaal inhoudelijke zaken die belangrijk zijn om onderling uit te wisselen, totaal nog geen vastgelopen discussie.
Het gebeurt echter ook dat je het op dit inhoudelijke niveau niet met elkaar eens bent. Dan heb je een vastgelopen discussie. En dat is niet erg, want juist door verschil van mening ontstaat een beter beeld van een situatie of probleem. Door op een constructieve manier met elkaar het gesprek aan te gaan, ontstaat er een betere onderlinge verstandhouding. Daarnaast worden er betere oplossingen gevonden die ook nog eens breder gedragen worden.
In de praktijk lopen dit soort discussies echter ook vaak vast. Als je het onderling niet met elkaar eens bent op inhoudelijk niveau, dan ontstaat de neiging om je eigen standpunt nog maar een keer extra toe te lichten. Met nog meer woorden en argumenten (en soms ook met meer volume!) probeer je jouw standpunt bij de ander tussen de oren te krijgen.
Als je dit punt bereikt hebt, is de discussie niet meer vruchtbaar. Als je niet uitkijkt wordt het zelfs “bekvechten”. Om het gesprek vlot te trekken, kun je dan een ander pad gaan bewandelen. En dat pad gaat juist niet meer over de inhoud!
Het eerste wat je moet doen, is stoppen om over de inhoud te praten. Je hebt immers een punt bereikt van “We agree to disagree” (dit is één van mijn meest favoriete Engelse uitspraken…). Uit de inhoud gaan kun je makkelijk doen door gewoonweg hardop uit te spreken dat je het samen blijkbaar oneens bent: “Joh, volgens mij hebben wij een totaal verschillende mening…”of “Zo te zien gaan wij hier samen niet uitkomen…”.
Daarmee heb je in feite de angel al uit het gesprek gehaald. Je kunt het gesprek nu op drie verschillende andere niveaus voortzetten om alsnog een constructief gesprek te bewerkstelligen:
1. Ga praten over het proces van jullie communicatie: Je gaat het hebben over de manier waarop jullie samen aan het communiceren zijn. Je probeert samen met de ander te “onderzoeken” op welke manier jullie gesprek blokkeert:
- Ik heb het gevoel dat we in een welles-nietes situatie zitten, klopt dat
- Ik merk dat we allebei steeds met argumenten komen en dat we eigenlijk nauwelijks naar elkaar luisteren, zie jij dat ook?
- Ik heb de indruk dat dit niet het juiste moment is om dit te bespreken. Zullen we een ander moment plannen om dit verder te bespreken?
Juist door dit vragend te doen, nodig je de ander uit om ook uit de inhoud te gaan en om samen met jou te bespreken hoe het gesprek het beste verder gezet kan worden.
2. Ga praten over jullie beider intenties: Spreek hardop uit wat je probeert te bereiken met je verhaal, zeg wat je bedoeling is. Vraag ook naar de intentie van de ander, probeer te begrijpen wat hij graag wil bereiken (je hoeft hem uiteraard nog geen gelijk te geven!):
- Misschien kom ik nogal drammerig over, maar ik dat doe ik omdat ik het belangrijk vind dat je begrijpt wat de dit voor impact heeft op mijn afdeling…
- Help me even om je te begrijpen: Wat is de reden dat je zo stellig vasthoudt aan je mening? Wat is jouw doel daarbij?
- Laten we eerst eens proberen om van elkaar te begrijpen wat ieder van ons hoopt te bereiken?
3. Ga praten over het bedrijfsbelang: Ook al ben je het inhoudelijk nog zo met elkaar oneens en ook al hebben jullie totaal verschillende intenties, ergens brengt het bedrijfsbelang jullie bij elkaar. Uiteindelijk heb je immers dezelfde werkgever en zijn het dezelfde klanten die jullie salaris betalen:
- Wacht even, waarom hebben wij eigenlijk deze discussie? Wat willen we samen bereiken?
- Misschien is het goed als we nog eens terug gaan naar de oorspronkelijke doelstelling van dit project…
- Ik stel voor dat wij onze discussie nu stoppen en het op de agenda zetten van ons het volgende MT-overleg…
Het kan dus nodig zijn dat je helemaal terug moet naar het bedrijfsbelang. Pas als je op een bepaald niveau samen overeenstemming hebt bereikt, kun je samen weer terug naar de inhoudelijke discussie. Daarbij kun je ook tot de conclusie komen dat de inhoudelijke discussie beter ergens anders gehouden kan worden (bijvoorbeeld in het MT-overleg).
De kunst is dus om op een neutrale, objectieve manier het gesprek te voeren. Geen “zeikerige” opmerkingen zoals “wat zit je nou te drammen, man…” of “wat wil je nou bereiken met dat gezeur?”. Je gaat de ander op een onderzoekende manier uitnodigen om samen met jou uit de inhoud te gaan. Samen ga je op zoek naar het niveau waar je het wel over eens bent.
Dit vraagt soms dat je je eigen ego aan de kant moet zetten. Parkeer tijdelijk je eigen standpunt en ga samen op zoek naar de reden waarom jullie communicatie stagneert. Dit heet ook wel metacommunicatie: communicatie over de communicatie.
Metacommunicatie is echt een tovermiddel om elke vastgelopen discussie vlot te trekken. En het mooie is, je hoeft hiervoor in het gesprek niets toe te geven aan de ander. Er is geen winnaar of verliezer in het gesprek. Jouw inhoudelijke mening blijft immers in tact. Je wacht er alleen mee totdat je het samen eens bent over de manier en het moment dat je je mening verder gaat bespreken.
Probeer het maar eens uit. Heb je een ervaring met een vastgelopen discussie waar dit kan helpen maar weet je niet hoe? Bel me dan voor enkele praktische handvatten (06-24686878).
Interessant artikel? Lees dan ook:
- Twee woorden waarmee je puur overtuigend bent
- De beste manier om te reageren op kritiek
- Hoe je senioriteit laat zien in elk gesprek
Hartelijke groeten,
Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).