“Wat ben jij toch extreem gestructureerd!” Dat krijg ik vaak te horen van mensen die met mij werken. En heel eerlijk: dat klopt ook, ik hanteer inderdaad een strakke organisatie van mijn werk en privé (je ontvangt deze nieuwsmails niet voor niets elke 2e zondag van de maand stipt om 19.30 uur 😉).
“Maar heb je dan nog wel tijd voor vrijheid, voor even geen moet-dingen, voor ruimte om de creativiteit de vrije loop te laten?” Dat zie ik mensen meteen daarna denken. En dat snap ik, want voor de buitenstaander lijkt het wel of ik mij van uur tot uur door mijn agenda laat leiden.
Niets is echter minder waar! Ik heb juist super veel tijd voor creativiteit, voor echte quality time met mensen, voor het denken vanuit een vrije geest en voor het intens genieten van mijn hobby’s. Zonder achtervolgd te worden door allerlei ToDo’s of open eindjes in mijn hoofd.
Sterker nog: Mijn werk bestaat juist uit het “ultiem in het moment zijn”. Of ik nu een team aan het coachen ben of in een individueel coachgesprek zit, ik ben daar altijd intens aanwezig, in contact met de ander(en) en zonder last te hebben van allerlei dingetjes die ik nog moet doen of niet mag vergeten.
En om maximaal vanuit deze vrijheid te kunnen werken en denken, gebruik ik juist een waterdichte structuur! Dus meer vrijheid door meer structuur. Ik leg uit hoe dat werkt:
We hebben allemaal te maken met verplichte taakjes. Veel terugkerende acties die nu eenmaal moeten gebeuren en die we niet mogen vergeten. Enkele voorbeelden:
- Je uren boeken
- Declaraties indienen
- Projectstatus bijwerken
- Actielijst bijwerken
- Inkoopopdrachten versturen
- Administratie bijwerken
- Vergaderruimtes reserveren
- Kliko buiten zetten (ja, het zijn ook vaak privétaakjes 😉)
Als je daar geen structuur voor hebt, blijven deze dingen onbewust in je hoofd ronddwalen: “Oh ja, ik moet nog …”. Of nog erger: je gaat deze taakjes ad hoc uitvoeren zodra je er aan denkt. Zo wordt je werkweek één grote gatenkaas…
Een waterdichte structuur zorgt voor rust. Wanneer je deze verplichte taken namelijk in een goede structuur stopt, weet je dat je ze niet vergeet. Je hebt namelijk tijd gereserveerd in je systeem (lees: je agenda) om aan deze taken te werken.
Vergelijk het met het operating systeem van je computer, bijvoorbeeld Windows. Vroeger had je allerlei aparte programmatjes voor bijvoorbeeld je internetverbinding, je firewall, je printer etc. (er was zelfs een periode dat je je printer in elke applicatie apart moest installeren…pfff).
Deze standaard zaken zijn inmiddels allemaal “afgedaald” in het operating systeem en standaard geregeld. Je hoeft er niet meer over na te denken en je houdt tijd vrij voor de echt belangrijke zaken.
Hoe meer structuur, hoe meer jij je hoofd leeg kunt houden voor echte vrijheid. Vrijheid om tijd te besteden aan creativiteit, quality time, oprecht contact, concentratiewerk of intuïtieve acties (vaak de beste acties 😉).
Maar hoe werkt dat dan, zo’n structuur? De belangrijkste tool hiervoor is je weekreview (zelf noem ik het de Keek op de week). Dit is een terugkerende afspraak in je agenda met daarin een checklist van alle zaken die je minimaal wekelijks moet doen of controleren. Zo weet je zeker dat niets jou ontglipt.
En deze checklist laat je lekker groeien. Elke keer wanneer je een nieuwe taak ontdekt die structureel is en die je niet wilt vergeten, voeg je die toe aan deze checklist. Hopsakee, uit je hoofd en in het systeem. Weer ietsje meer structuur voor nog meer vrijheid.
Wil je weten hoe je jouw structuur nog verder kunt vergroten? Neem dan contact met mij op voor een vrijblijvende kennismaking.
Interessant artikel? Lees dan ook:
- Het geheim van de “Keek op de Week”
- Hoe je uit de dagelijkse, operationele sleur kunt komen
- Waarom je soms gewoon de baas moet zijn
Hartelijke groet, Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).