Veel mensen die ik coach vragen mij hoe ze beter hun grenzen aan kunnen geven bij anderen. Dit zijn bijvoorbeeld medewerkers die zich storen aan bepaald gedrag van een collega. Ondanks dat ze dit al eens hebben proberen aan te geven, verandert de collega niets aan zijn gedrag.
Regelmatig komt deze vraag ook van leidinggevenden, die al meerdere keren bij een medewerker hebben aangegeven dat ze niet meer gediend zijn van bepaald gedrag. Een bekend voorbeeld is het structureel te laat inleveren van de wekelijkse urenverantwoordingen (dit is een probleem waar ik zelf in mijn leidinggevende periode ook vaak mee te maken had…). Corrigeren van gedrag, hoe pak je dat nou effectief aan?
Je eigen frustraties kunnen onnodig hoog oplopen, wanneer het je maar niet lukt om de ander te corrigeren op zijn gedrag. Het kan er zelfs toe leiden dat je op enig moment op een emotionele en daardoor vaak ongecontroleerde manier je frustraties naar de ander uit. Zo vertelde een klant mij eens dat hij “twee keer per jaar kwaad wordt”, waarna hij weer tot rust kwam. Jammer, want in de tussentijd loopt hij onnodig lang met zijn frustraties over zijn medewerker rond…
Er is een makkelijke manier om je grenzen correct en zonder onnodige emoties bij de ander aan te geven. Als je namelijk onderstaande 4 stappen volgt, kun je je eigen emotie onder controle houden en toch heel effectief de gewenste verandering bij de ander bereiken:
1. Informeren: Je geeft op een correcte manier feedback aan de medewerker over zijn gedrag en welke gevolgen dit heeft bij jou, bij zijn collega’s of wellicht ook voor de organisatie. Immers, misschien is hij helemaal niet bewust van de effecten van zijn gedrag. Dus in stap 1 houd je het bij informeren door eerlijke feedback te geven.
2. Vragen: Als stap 1 geen effect heeft, ga je de medewerker concreet vragen om te stoppen met zijn gedrag. In deze stap kun je ook concreet aangeven welk ander gedrag je wel van hem verwacht.
3. Eisen + Consequentie aankondigen: Als ook stap 2 onvoldoende effect heeft, ga je vervolgens concreet eisen dat de medewerker zijn gedrag aanpast. Belangrijk bij deze stap, is dat je ook een concrete consequentie aankondigt, die je zult nemen als hij zijn gedrag alsnog niet aanpast.
4. Consequentie uitvoeren: Als ook stap 3 niet heeft geholpen, wordt het eigenlijk heel eenvoudig: Je gaat over tot het uitvoeren van de aangekondigde consequentie! Ik noem deze stap eenvoudig omdat het voor de medewerker niet als verrassing zal komen. Je hebt hem immers vooraf netjes geïnformeerd. Hierdoor kun je de consequentie op een gecontroleerde wijze uitvoeren, zonder jezelf bezwaard te voelen!
Als je deze stappen niet zou volgen, kan het zomaar gebeuren dat je vanuit niets, in één keer naar stap 4 springt: Uit frustratie of machteloosheid, ga je in één keer maatregelen treffen en consequenties uitvoeren. Een praktisch voorbeeld:
Een klant van me ging met zijn zoon mee naar een uitwedstrijd van zijn voetbalteam. Het thuisspelende elftal had helaas geen scheidsrechter beschikbaar, dus vroeg de coach van de thuisploeg of hij de wedstrijd wilde fluiten. Dat deed hij met plezier.
Vervolgens begon dezelfde coach tijdens de wedstrijd flinke kritiek te geven op de scheidrechterbeslissingen van mijn klant. Halverwege de wedstrijd was mijn klant het plotseling zo beu, dat hij boos het veld op liep, naar de coach ging en vervolgens het koord met de scheidsrechterfluit om het de hoofd van de coach sloeg… “Hier fluit jij zelf maar!”
Als hij de vier stappen had gevolgd om zijn grens aan te geven, had hij ook als volgt kunnen handelen:
1. Informeren: “Joh, je hebt mij gevraagd om te fluiten en nu geef je steeds kritiek op mij… daar ben ik niet van gediend!”
En als het gemopper niet zou stoppen, over gaan tot stap 2:
2. Vragen: “Even voor de duidelijkheid: ik heb je net al gezegd dat ik jouw kritiek niet leuk vind. Ik vraag je nu vriendelijk om daarmee te stoppen”
Als de coach alsnog doorgaat met zijn negatieve kritiek: stap 3:
3. Eisen + Consequentie aankondigen: “Kom eens even hier coach, … ik heb je gezegd dat ik jouw gemopper niet leuk vind en ik heb je gevraagd om daarmee te stoppen. Toch ga je er nog steeds mee door, dus nu eis ik dat je er meteen mee stopt, anders stop ik direct als scheidsrechter en krijg je de fluit van mij terug”
De kans dat de coach nu nog blijft zeuren wordt steeds kleiner. Als hij er toch mee doorgaat, is stap 4 nog heel eenvoudig en kan heel gecontroleerd en zonder onnodige emotie worden uitgevoerd:
4. Consequentie uitvoeren: “Hier heb je de fluit, ik ben naar de kantine voor een kop koffie, de groeten”
De kracht van deze 4 stappen zit in het geleidelijk opschalen van je reactie. In feite creëer je een schil van 4 lagen om je heen. Elke keer wanneer de ander er voor kiest om zijn gedrag niet aan te passen, komt hij in de volgende schil terecht (wat voor hem blijkbaar nodig is).
Als je dit gaat toepassen, zul je merken dat stap 4 helemaal niet zo vaak nodig is. De eerste 3 stappen filteren al veel problemen uit. Vergeet echter niet om zo nu en dan stap 4 wel echt uit te voeren! Want als je dat nooit doet, wordt stap 3 immers niet meer serieus genomen. Kies dus altijd een consequentie die je ook daadwerkelijk kúnt en mag uitvoeren! Zo werkt corrigeren van gedrag.
Succes!
Interessant artikel? Lees dan ook:
- 3 Strategieën tegen medewerkers die Ja zeggen en Nee doen
- Hoe je ongewenst gedrag op een structurele manier aanpakt
- Waarom je soms gewoon de baas moet zijn
Hartelijke groet,
Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).