Als leidinggevende krijg je er vanzelf een keer mee te maken: Je spreekt iets af met een medewerker, hij zegt dat hij het zal doen en uiteindelijk blijkt steeds weer opnieuw dat hij het toch niet doet. Een paar keer is niet erg. Het wordt echter problematisch als het structureel wordt!

Je bent zelf namelijk wel van “afspraak-is-afspraak”. Als je medewerker zijn afspraak niet nakomt is dat niet alleen een teleurstelling voor jou. Het heeft ook een negatief effect op de sfeer in je team. Als je niets doet, zien de anderen dat hij er steeds weer mee wegkomt. Hun motivatie om de eigen afspraken zelf wel na te komen, wordt er niet groter op.

Aanpakken is dus het devies! Maar hoe doe je dat nu slim? Daarvoor is het verstandig om eerst helder te krijgen in welke categorie het “Ja-zeggen, Nee-doen” van deze medewerker zit. Je kunt namelijk de volgende drie categorieën onderscheiden:

1. Afspraken die de medewerker vanuit zijn eigen ambitie zelf wil: Met iemand die een persoonlijke ambitie uitspreekt, maak je graag afspraken over zijn persoonlijke ontwikkeling. Als hij graag op termijn senior wil worden, spreek je af welk gedrag hij dan meer gaat laten zien en welk soort taken hij op zich gaat nemen om zich te bewijzen. Het initiatief voor dit soort afspraken ligt vooral bij de medewerker.

2. Afspraken die jij zelf maakt omdat jij je team wilt laten groeien: Je hebt zelf een duidelijke visie op de ontwikkeling van je team. Je bekijkt welke mensen in aanmerking komen voor taakverbreding en je maakt hierover samen afspraken. Zo kun je bijvoorbeeld met iemand afspreken om de mentor-rol op zich te nemen voor een junior, of je spreekt af dat hij een verbetervoorstel voor het werkproces uitwerkt. Het initiatief bij dit soort afspraken ligt vooral bij jou.

3. Afspraken die gewoon bij het werk horen: Hier gaat het om werkafspraken die er nu eenmaal zijn en waar iedereen zich aan moet houden. Denk bijvoorbeeld aan het op tijd inleveren van urenverantwoordingen of het invullen van afgesproken informatie op een werkbon. Het betreft niet-discussieerbare afspraken die voor iedereen gelden. Het is simpelweg de ondergrens voor ieders performance.

ja zeggen nee doen

Als je “Ja-zeggen, Nee-doen” gedrag signaleert, is het belangrijk om eerst te bepalen in welke categorie de gemaakte afspraak valt. Afhankelijk daarvan kun je je aanpak kiezen:

1. Als de afspraak ontstaan is vanuit de eigen ambitie van de medewerker, is “Niets doen” de juiste aanpak. Natuurlijk geef je wel je feedback over jouw waarnemingen, maar je laat de verantwoordelijkheid helemaal bij hem. Jij hebt er immers geen last van als hij zijn afspraken niet nakomt. Je bent er immers niet afhankelijk van voor de ontwikkeling van je team. Hij heeft er vooral zelf last van, dus behalve een goed gesprek met hem hierover, hoef je verder niet veel te doen. Je zou er alleen maar onnodige frustraties aan over houden.

2. In de tweede situatie stelt de medewerker jou waarschijnlijk teleur. Je wilt vooruit met je team en hoopte dat met deze medewerker te realiseren. “Bespreken” is dan de beste aanpak. Overleg wat de redenen zijn en onderzoek samen wat hem tegenhoudt. Wil hij niet? Weet hij niet hoe? Of is er onvoldoende tijd voor? Je kiest een coachende houding als leidinggevende en stimuleert c.q. helpt hem om alsnog in actie te komen. Als dat uiteindelijk onvoldoende helpt, moet je je plannen bijstellen en deze taken op een andere manier in je team gaan ontwikkelen (uiteraard met een goede uitleg aan de medewerker).

3. Wanneer de medewerker domweg de algemene werkafspraken niet nakomt, resteert maar één aanpak: “Corrigeren!” Hanteer voor jezelf als vuistregel dat iemand maximaal drie keer mag “Ja-zeggen” en “Nee-doen”. Daarna ga je ingrijpen. Dat is immers jouw taak als leidinggevende en de rest van je team verwacht dat ook! Er zijn verschillende methoden voor zo’n corrigerende aanpak. Belangrijk is dat je hem er concreet op aanspreekt en er ook sancties aankondigt indien hij opnieuw verzaakt. Denk hierbij aan een schriftelijke reprimande (voor in z’n dossier), het terugnemen van bevoegdheden of zelfs het inleveren van vrije dagen.

Niet altijd even leuk, die “Ja-zeggers, Nee-doeners”, maar je komt ze nu eenmaal in elke organisatie tegen. Zie het als jouw taak om hier adequaat op te reageren. Daarvoor sta je immers opgesteld. En als je dit op een correcte manier doet, dan zal iedereen dat juist waarderen, ook de Nee-doener zelf (dat is althans mijn eigen ervaring).

Interessant artikel? Lees dan ook:

Hartelijke groet,

Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).

WhatsApp