“Ik los dit niet meer op met een etentje met het team!” Dit hoor ik vaak als een manager mijn hulp vraagt om een knelpunt in een team op te lossen. Ondanks de vele investeringen in het verbeteren van de onderlinge sfeer in het team komt de teamspirit niet terug en blijven de teamprestaties achter.
Veel leidinggevenden proberen de prestaties van hun team te verbeteren door de persoonlijke relaties binnen het team te versterken. Ze organiseren teamuitjes en houden individuele gesprekken met elk teamlid. Als leidinggevende heb ik zelf ook lang gedacht dat ik daarmee een team kon laten swingen.
Goede persoonlijke relaties zijn echter niet een middel maar een gevolg! Natuurlijk, een team-activiteit en een goed persoonlijk gesprek dragen absoluut bij aan de motivatie. Maar het is niet het belangrijkste om een team beter te laten presteren. Integendeel!
Het Doelmatigheidsmodel voor Teams biedt een effectievere aanpak. Dit model onderscheidt vier hoofdzaken voor de doelmatigheid van je team en geeft ook aan welke rangorde zij hebben.
1. Doelen: Bovenaan staan de doelen. Iedereen moet deze begrijpen en accepteren; anders werkt men langs elkaar heen, ontstaan er onduidelijkheden over taken en procedures en zullen persoonlijke relaties alleen maar verslechteren, bijvoorbeeld omdat men elkaar verwijt het niet goed te doen.
2. Taakverdeling: Als de doelen duidelijk zijn maar de taakverdeling niet, ontstaan er misverstanden over verantwoordelijkheden. Een heldere taakverdeling voorkomt conflicten en verhoogt de efficiëntie.
3. Procedures: Pas na duidelijke doelen en taakverdeling is het zinvol om interne werkafspraken vast te leggen. Onduidelijke procedures kunnen leiden tot strubbelingen in persoonlijke verhoudingen.
4. Persoonlijke verhoudingen: Dit betreft het onderlinge vertrouwen, respect en het plezier in samenwerking. Het versterken hiervan leidt tot maximale prestaties, maar dit komt pas tot zijn recht als de bovenliggende aspecten op orde en voor iedereen helder zijn!
Wacht dus even met dat team-uitje. Evalueer eerst hoe goed de doelen, taakverdeling en procedures bij iedereen bekend zijn. Zonder deze duidelijkheid kan een uitje zonde van de tijd en het geld zijn. Investeer in de juiste volgorde.
Begin bovenaan, de rest volgt vanzelf. Mensen willen graag weten waarvoor ze naar het werk komen en een gevoel hebben bij het doel van hun team. Hoe scherper de doelen gedefinieerd zijn, des te minder discussie er is over taakverdeling. En als de taakverdeling duidelijk is, volgen de procedures vaak vanzelf of zijn soms niet eens meer nodig.
Hoe zit het dan met de persoonlijke verhoudingen? Mijn ervaring is dat deze vanzelf verbeteren als de bovenliggende zaken goed geregeld zijn. De investeringen die je aan de bovenkant van het doelmatigheidsmodel doet, werken dubbel en dwars door op de lagere niveaus!
Een voorbeeld:
Stel dat je de dakpannen van je huis op één dag moet vervangen door nieuwe. Je hebt een groep mensen opgetrommeld om deze klus te klaren. Er is één helder doel: de oude dakpannen eraf en de nieuwe erop voordat de dag voorbij is! Er is geen tijd om lang te kletsen. Een taakverdeling ontstaat bijna als vanzelf en iedereen schikt zich daar ook naar. Het doel is immers het belangrijkst.
Werkafspraken worden onderling gemaakt en worden gaande de dag bijgesteld en onderling gedeeld! Door de intensieve samenwerking hebben de mensen elkaar die dag beter leren kennen en aan het eind van de dag kijkt iedereen vol voldoening terug op een geslaagde klus waarbij ze ook nog eens de onderlinge verhoudingen hebben verbeterd. En een team-etentje is niet meer nodig… waarschijnlijk is iedereen ook te moe 😉
Beter je euro’s steken in heldere doelstellingen dan in een team-uitje! Probeer het eens uit zou ik zeggen. Het rendement is echt veel hoger!
Interessant artikel? Lees dan ook:
- Waarom een team niet vanzelf zelfsturend wordt
- Hoe je een slecht functionerend team herkent
- Waarom veel managers twijfelen of leidinggeven eigenlijk wel iets voor hen is
Hartelijke groet,
Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).