Een jaar is zo voorbij! En naar mate je ouder wordt, lijkt een jaar zelfs steeds sneller te gaan. Vandaar dat je als manager of professional je zaakjes bij aanvang van het jaar maar beter goed hebt voorbereid. Daarmee voorkom je dat het jaar jou “overkomt” en zorg je ervoor dat je er het maximale uit gaat halen. Je wilt het nieuwe jaar meteen goed starten. 

nieuwe jaar starten

Ikzelf volg daarvoor een aantal stappen bij het starten van het nieuwe jaar, die ik hieronder graag met je deel.

1. Werk je administratie bij en sluit het vorige jaar af

Zorg dat alle cijfers van het afgelopen jaar zijn bijgewerkt. KPI’s en andere afgesproken “harde” resultaten kunnen het beste voor iedereen zo snel mogelijk (ondubbelzinnig!) duidelijk zijn. Daarmee kan iedereen het jaar achter zich laten en de blik richten op het nieuwe jaar.

Archiveer ook alles, zowel digitaal als de ordners op je bureau, zodat je zelf ook niet onnodig afgeleid wordt van datgene waar het vanaf nu om gaat: De nieuwe doelstellingen, targets en KPI’s. Bij het starten van het nieuwe jaar staan de tellers immers gewoon weer op nul!

2. Vul je agenda met de belangrijke zaken voor dit jaar

Zorg dat je de echt belangrijke zaken in het nieuwe jaar in je agenda zet. Je kunt deze dingen daarmee uit je hoofd zetten want je hebt ze immers geborgd en je weet dat je er vanzelf aan herinnerd zult worden (met dank aan Outlook en andere handige programma’s). Enkele voorbeelden van belangrijke zaken die je kunt agenderen:

  • De data voor de tussentijdse evaluatie van de doelstellingen
  • De mijlpalen van de belangrijkste interne projecten
  • De verjaardagen van je medewerkers (zodat je ze proactief kunt feliciteren)
  • De evaluatie met de medewerkers die in een verbetertraject zitten
  • De reminders voor de terugkerende interne communiqués of updateberichten
  • De reminder voor (het initiëren van) het jaarlijkse teamuitje
  • Etc.

3. Communiceer de doelstelling helder

Het allerbelangrijkste middel dat je hebt om medewerkers de juiste dingen te laten doen, is het ondubbelzinnig duidelijk maken wat je van ze verwacht. Welke doelen zijn dit jaar het belangrijkst? Dat zijn niet alleen de “harde” doelen zoals targets, orderintake, productiviteit en projectresultaten. Het kunnen ook de “zachtere” doelen zijn zoals bijvoorbeeld het verbeteren van het imago van de afdeling of het professionaliseren van het interne proces.

Door dit zo duidelijk mogelijk te communiceren, geef je richting aan je mensen. Dit kun je schriftelijk doen maar misschien wil je het draagvlak hiervoor vergroten door dit in een interactieve teamsessie te doen. Daarmee tóón je betrokkenheid en krijg je dus ook meer betrokkenheid.

4. Schoon de overlegstructuren op

Veel managers die ik spreek hebben hier last van: Het aantal vaste overleggen waar je aan deelneemt wordt langzaamaan steeds groter. Voor je het weet slibt je agenda ermee dicht. Is jouw aanwezigheid nog wel noodzakelijk? Of zijn er misschien overleggen die sowieso geschrapt kunnen worden.

Het begin van een nieuw jaar is een goed moment om hier eens kritisch naar te kijken en om het eens “helemaal anders” te gaan doen (dat schudt de zaak vaak lekker op). Verander de samenstelling of het tijdstip van een overleg, of geef de voorzittersrol eens aan iemand anders…

5. Herzie je tijdsreservering voor adhoc zaken en voor je eigen “todo-tijd”
Veel managers en professionals hebben te maken met ongeplande werkzaamheden die dagelijks op je afkomen. Vragen op de wandelgang, e-mailverzoeken en onverwachte telefoontjes. Allemaal zaken die je niet plant maar die jou wel tijd kosten. Daarnaast heb je ook tijd nodig om de acties op je eigen todo-lijst af te werken, zeg maar “om gewoon je eigen werk te doen”.

Kijk aan het begin van het nieuwe jaar eens kritisch naar de hoeveelheid tijd die je per dag voor deze twee activiteiten écht nodig hebt. Zo constateerde ik op enig moment dat ik hiervoor 3 uur per dag nodig had. Vanaf toen ben ik meetings en andere afspraken gaan plannen met een maximum van 5 uur per dag zodat ik voldoende tijd overhield voor al die onverwachte dingen die sowieso voorbij komen. Misschien moet je dit aantal uur voor het nieuwe jaar bijstellen…

6. Organiseer de ontwikkeling van je mensen en teams

Als je een team of afdeling leidt, is het begin van het jaar ook een goed moment om te herijken of je de ontwikkeling van je organisatie voldoende georganiseerd hebt. Welke acties moet je zelf nog opstarten om dit voor het komende jaar te borgen? Je kunt daarbij aan de volgende zaken denken:

  • Actualiseren van het opleidingsplan (wie heeft welke opleiding nodig)
  • In kaart brengen welke (eventueel verplichte) certificeringen nodig zijn
  • In gang zetten van de training of coaching die je je medewerker beloofd hebt
  • In gang zetten van het verander- of verbetertraject dat je team nodig heeft
  • Het herdefiniëren van de functieprofielen voor de openstaande vacatures
  • Etc.

7. Organiseer je eigen ontwikkeling

Niet te vergeten: sta ook even stil bij je eigen ontwikkeling! Wat wil je zelf dit jaar met jouw persoonlijke ontwikkeling bereiken? Wil je een cursus en/of certificaat halen? Wil je misschien nu toch die MBA gaan beginnen? Of wil je je leidinggevende vaardigheden dit jaar zichtbaar verbeteren?

Dit is misschien wel de lastigste stap om voor je zelf te bepalen, vooral omdat (meestal) niemand je deze vragen stelt. Je zult ze dus aan jezelf moeten stellen… en beantwoorden. Makkelijk om te vergeten, maar wel zeer belangrijk!

Tot slot heb ik nog een bonustip om het nieuwe jaar mee te starten: Neem een uurtje de tijd om al je social media bij te werken! Is je LinkedIn en Facebook profiel nog up-to-date? Zijn de laatste opleidingen of functiewijzigingen verwerkt? En is die foto nog steeds zoals je graag gezien wilt worden?

Interessant artikel? Lees dan ook:

Hartelijke groet,

Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).

WhatsApp