Vraag hier de gratis pdf aan met de

Tien belangrijke inzichten voor Zichtbaar Succesvol Leidinggeven

en ontvang daarna elke maand nieuwe tips


(1 x per maand, eenvoudige afmeldmogelijkheid)
Lees hier de volledige Privacyverklaring van Bogers Beroepscoaching

(reeds meer dan 2500 abonnees)

Zichtbaar Succesvol Leidinggeven!

De zakelijke vakantie-checklist (19 punten)

Veel van mijn coachcliënten ervaren knelpunten met het efficiënt omgaan met hun tijd. Een mailbox die continu vol staat, een ellenlange ToDo-lijst en een overvolle agenda. Volop aan het werk met allerlei (adhoc) zaken en altijd beschikbaar voor iedereen, maar geen tijd voor de echt belangrijke werkzaamheden.

“En hoe gaat dat dan als je op vakantie gaat?” is dan mijn vraag. Het antwoord is dan steeds dat het in hun vakantie wel lukt om zichzelf (tijdelijk) misbaar maken. “Dan kan ik namelijk vooraf alles goed organiseren voor mijn afwezigheid”.

En het lukt hen dan ook om alle openstaande acties af te werken, projectenwerkzaamheden te delegeren en alles eens goed op te schonen. “Zodat ik met een leeg hoofd op vakantie kan gaan”.

Vakantie-checklist

Mocht je binnenkort met vakantie gaan, dan volgt hier een checklist van de meest belangrijke zaken die je vooraf kunt regelen:

  1. Inbox leeggemaakt: Deze spreekt voor zich. Zorg dat alles behandeld of gepland is en maak je inbox leeg.
  2. Voicemails uitgeluisterd: Zijn er nog voicemails die je niet beantwoord hebt of waar je nog iets mee moet?
  3. Agenda reminders weg: Je kent ze wel, de herinneringen van afspraken in je agenda die nog open hebt staan. Herplan ze na ja vakantie of verwijder ze als ze niet meer relevant zijn.
  4. Bureau leeg: Spreekt voor zich.
  5. Hoofd leeg: Zijn er nog zaken die je moest onthouden of die je nog moet doen? Opschrijven of inplannen.
  6. Actielijst opgeschoond: Loop door je Todo-lijst en werk zoveel mogelijk acties alsnog af. De overige schoon je op tot een verse lijst voor na je vakantie.
  7. Uren/weekstaat bijgewerkt: Voor diegenen die zelf hun uren moeten verantwoorden: werk alles bij, indien mogelijk ook al de weekstaten van de komende vakantieweken (je weet immers al wat je gaat doen: vakantie vieren).
  8. Declaraties ingeleverd: Niet onbelangrijk: zijn er nog zakelijke onkosten die je nog niet gedeclareerd hebt?
  9. Out-of-office aangezet: Deze kun je meestal al vooraf instellen met de juiste vanaf/tot data. Zet de vanaf-datum een dag voor je vertrek en de tot-datum een dag na je terugkomst. Dit geeft je extra tijd en rust voor je afronding en voor je opstart bij terugkomst. Let ook op de juiste datum in je Out-of-Office tekst (vaak zie ik hier nog oude data in staan).
  10. Vaste taken overgedragen: Denk bijvoorbeeld aan de maandelijkse of wekelijkse rapportages die jij altijd verzorgt, de voorzittersrol bij belangrijke overleggen of zoiets triviaals als het openen en sluiten van het pand…
  11. Lopende projecten tijdelijk overgedragen: Als er projecten zijn waar je leiding aan geeft, zorg dat deze tijdelijk zijn overgedragen zodat iemand de voortgang bewaakt en mensen weten bij wie ze terecht kunnen.
  12. Escalatielijnen gecommuniceerd: Bedenk welke type operationele problemen normaal bij jou terecht komen en communiceer bij wie men hiervoor terecht kan tijdens jou afwezigheid.
  13. Bereikbaar voor calamiteiten doorgegeven: Zorg dat een select aantal mensen weet hoe ze jou kunnen bereiken in geval van nood.
  14. Tijd gereserveerd in agenda bij terugkomst: Je weet zeker dat je dan tijd nodig hebt om je email in te halen en om bij te praten met je key-medewerkers. Reserveer deze tijd dus!
  15. Wachtwoord genoteerd: De IT-servicedesk heeft het altijd het drukst met het resetten van wachtwoorden, op het moment dat mensen van vakantie terugkomen. Een echte goede vakantie heeft als kenmerk dat je je werk echt vergeet, dus ook vaak je wachtwoord…
  16. Vakantie denkonderwerpen benoemd: Vakantie betekent ontspannen en dus niet werken. Juist door deze ontspanning zul je ook wel eens aan het werk gaan denken. Het is niet verkeerd om vooraf één, max twee thema’s of vragen voor jezelf te benoemen, waarover je in de vakantie eens na wilt denken. Alleen al het vooraf benoemen zorgt ervoor dat je er (juist constructief) over na zult denken.
  17. Boek of tijdschrift gekocht: Welke boek of tijdschrift wilde je nog steeds eens lezen? Koop het op tijd!
  18. Iets leuks of iets lekkers geregeld: Voor het thuisfront begint de vakantie ook als jij je laatste werkdag hebt gehad. Waarom dit niet vieren met een kleine verrassing?
  19. Tot slot: Eigen manager geïnformeerd: Niets is zo erg als je eigen leidinggevende niet weet hoe jij je zaken geregeld hebt. Zorg dus dat hij/zij in elk geval goed geïnformeerd is.

Misschien zijn deze punten niet allemaal relevant voor jou. En misschien zijn er nog andere zaken die voor jou juist wel belangrijk zijn. Maak er dus je eigen lijst van. En meteen een tip:

Kopieer deze nieuwsmail meteen naar je agenda (voor Outlook: “sleep” de email naar je Agenda) en reserveer meteen wat tijd in je laatste werkweek om de checklist af te werken.

Vreemd eigenlijk dat ons dit alleen lukt als we met vakantie gaan. Als je jouw verantwoordelijkheden namelijk zo goed kunt organiseren, waarom zou je dit dan niet elke week doen, net voordat het weekend begint? Of elke dag voordat je naar huis gaat? Dan kost het niet veel tijd en ga je elke dag met een leeg hoofd naar huis. Lekker toch?

Hartelijke groeten,

Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meldt je dan hier aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).

Vermeld op mijn eigen LinkedIn pagina