Als leidinggevende probeer je werkzaamheden slim te delegeren. Door taken effectief te delegeren bespaar je zelf veel tijd. Een tweede voordeel van delegeren (wat vaak wordt vergeten) is dat je hiermee de medewerker een uitdaging biedt en daarmee een mogelijkheid om zich te ontwikkelen.
Soms krijg je echter de bal terug gespeeld, onverwacht en ongewenst! Wanneer iemand vastloopt in zijn taak komt hij het bij jou terugleggen. Sommige mensen zijn zelfs kampioen in dit “omhoog delegeren”.
Natuurlijk wil je helpen. Je bent immers eindverantwoordelijk en hebt de juiste kennis en ervaring om snel een oplossing te bieden. En je wilt ook niet dat je medewerker te lang stil staat, dat gaat immers ten koste van de productiviteit…
Maar voor je het weet, zit de aap op jouw schouder. Zeker wanneer je druk bent met eigen werk en er ook nog eens meerdere medewerkers met zulke vragen komen, kan het gebeuren dat je niet meer aan je eigen werk toekomt.
De “Uitgesteld Helpen” aanpak kan jou hierbij helpen. Dit werkt als volgt:
1. Laat de medewerker kort uitleggen wat zijn vraag is
Voorkom ellenlange verhalen en laat hem meteen tot de kern komen:
“Wat is precies je vraag aan mij?”
“Waar loop je precies tegen aan nu?”
“Wat heb je tot nu toe al gedaan/gecheckt?”
2. Zeg dat je op dit moment geen tijd hebt, maar straks wel
Dit is belangrijk! Ook als je wel tijd hebt, zeg dan toch dat je een andere verplichting hebt en dat je later kan meekijken:
“Oké ik snap je vraag/probleem. Ik kan je helaas nu niet helpen want ik moet voor 12.00 uur een verslag opleveren, maar na de lunch kan ik met je meekijken”
“Ik ben de rest van de dag bezig met de voorbereidingen voor mijn presentatie van vanavond, maar we kunnen er morgenvroeg samen naar kijken”
3. Geef een opdracht mee voor in de tussentijd
Geef meteen een opdracht mee waar de medewerker in de tussentijd mee aan de slag kan. Dit is uiteraard een opdracht richting een oplossing van het probleem:
“Kun je alvast een overzicht maken van de situaties waarin het probleem zich voordoet”
“Wil jij ondertussen een aantal alternatieve oplossingen op een rij zetten zodat we die straks kunnen bespreken”
“Ga ondertussen eens navraag doen bij “Jantje” en bij “Pietje” over hun visie op het probleem”
Tip voor een goede opdracht: Bedenk wat je zelf zou doen om dit probleem aan te pakken. Dat is de perfecte opdracht!
Als je vervolgens later naar de medewerker gaat, is de kans groot dat hij zelf zijn probleem al heeft opgelost. En zo niet, dan heeft hij in elk geval het juiste voorwerk gedaan om de volgende stap te kunnen zetten.
Let wel: Stap 3 is essentieel! Als je die overslaat gaat de medewerker namelijk achterover leunen en wachten tot je tijd hebt. De aap zit dan op jouw schouder en dat was nou net níet de bedoeling.
Voordelen van de “Uitgesteld Helpen” aanpak:
- Medewerkers leren en worden zelfstandiger
- Medewerkers voelen dat ze geholpen worden (en dat is ook zo)
- Het kost jou weinig tijd (niet meer dan 1 minuut)
- Je houdt focus op je eigen werk en krijgt meer gedaan op een dag
“Maar dan speel ik eigenlijk toneel”, zul je misschien denken. Je kunt het inderdaad als kunstmatig of nep ervaren. Als je echter stil staat bij de reden waarom je dit doet (de medewerker helpen om nog zelfstandiger te worden) dan zie je dat dit toneelspelletje juist heel zinvol is.
P.S. Voor wie kinderen heeft: De Uitgesteld Helpen aanpak werkt daar ook uitstekend!
Interessant artikel? Lees dan ook:
- De beste verzekering tegen fouten van medewerkers
- Passieve complimenten: het minst bekende motivatie instrument
- Medewerkers ontwikkelen met Achteraf-Coachprikkels
Met hartelijke groeten,
Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).