In bijna elk bedrijf wordt gewerkt met budgetten. Het is een onmisbaar hulpmiddel voor goede bedrijfsvoering. Een goed budget is een vertaalslag van de operationele doelen van je bedrijf naar meetbare en vooral stuurbare cijfers. Daarmee wordt je planning- en controlcyclus pas echt praktisch.
Zes valkuilen als je met budgetten werkt
Budget maken kan simpel of complex zijn. Voor een eenpitter is het vaak overzichtelijk, maar in grotere organisaties is het een meer-stappen proces: afdelingen leveren hun voorstellen in, die worden samengevoegd, teruggekoppeld en aangepast.
Hoe je het ook aanpakt, dit zijn de meest voorkomende valkuilen:
1. Kopiëren van vorig jaar
Het lijkt makkelijk: neem de cijfers van vorig jaar en pas ze iets aan. Maar zo kijk je alleen achteruit. Je mist toekomstige ontwikkelingen zoals wetgeving, arbeidsmarkt of economische trends. Even vooruitdenken en dat verwerken in je budget voorkomt verrassingen.
2. Geen link met de strategie
Een mooie strategie is nutteloos als die niet terugkomt in je budget. Het budget is immers het sluitstuk van je strategie: De strategische doelen leiden tot concrete acties en die kosten geld en tijd. Pas tijdens het opstellen van het budget wordt duidelijk welke keuzes je echt moet maken en waar het gaat knellen.
3. Geen onderhandelingsruimte
Als jouw afdelingsbudget onderdeel is van het geheel, kun je ervan uitgaan dat je niet alles krijgt. Als je alleen de strikte noodzakelijke posten indient, ben je meteen de klos. Bouw daarom wat extra ruimte in. Zie het als onderhandelingsmateriaal.
4. Kosten gaan vóór de baten”
Je budgetteert zowel inkomsten als uitgaven, maar vaak zijn daar verschillende mensen voor verantwoordelijk. Dan kan het gebeuren dat iemand al flink uitgeeft – trainingen, machines, nieuwe mensen, marketing – onder het motto: “de kosten gaan voor de baten”. Maar als de inkomsten achterblijven en je merkt dat te laat, kan dat financieel flink misgaan.
Maak daarom onderscheid tussen primaire en secundaire uitgaven. Primaire kosten zoals salarissen, huur en energie lopen altijd door. Secundaire uitgaven – trainingen, investeringen, extra personeel – stel je pas vrij als de resultaten het toelaten: “de baten gaan voor de kosten”.
Let wel: soms doe je wél bewust een investering vooraf. Dat hoort bij gezond ondernemerschap en kan een weloverwogen risico zijn.
5. Geen budgetverantwoordelijke
Als niemand verantwoordelijk is voor een budgetpost, kan iedereen er ongecontroleerd op boeken. Voor je het weet is een budgetpost halverwege het jaar al helemaal leeg geplunderd. Wijs dus altijd één persoon aan – met naam en toenaam – voor zowel inkomsten als uitgaven. Geen afdelingen, maar echte mensen.
6. Niet meten
Het jaar begint, iedereen blij met het budget… en daarna kijkt niemand meer. Tot iemand zegt: “Ik wist niet dat we al zoveel hadden uitgegeven.” Te laat dus. Zorg dat budgetverantwoordelijken maandelijks een update krijgen. Alleen zo kun je op tijd bijsturen en echt verantwoordelijkheid nemen.
Succes met alle voorbereidingen voor de nieuwe budgetperiode!
Interessant artikel? Lees dan ook:
- Wat te doen als er weerstand is tegen jouw plannen?
- Minimaal 5 voordelen als jij een voorstel doet
- De verborgen schat in elke organisatie
Hartelijke groet,
Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).