Vraag hier de gratis pdf aan met de

Tien belangrijke inzichten voor Zichtbaar Succesvol Leidinggeven

en ontvang daarna elke maand nieuwe tips


(1 x per maand, eenvoudige afmeldmogelijkheid)
Lees hier de volledige Privacyverklaring van Bogers Beroepscoaching

(reeds meer dan 2500 abonnees)

Zichtbaar Succesvol Leidinggeven!

De kunst van het “Uitgesteld Helpen”

Als leidinggevende probeer je de werkzaamheden zo slim mogelijk te delegeren. Door taken effectief te delegeren bespaar je zelf veel tijd. Je eigen to-do-lijst wordt immers korter. Een tweede voordeel van delegeren (wat vaak wordt vergeten) is dat je hiermee de medewerker een uitdaging biedt en daarmee een mogelijkheid om zichzelf te ontwikkelen.

Soms krijg je echter de bal terug gespeeld, onverwacht en ongewenst! Wanneer iemand vastloopt in zijn taak komt hij bij jou aan je bureau om het probleem waar hij tegenaan loopt bij jou terug te leggen. Of hij belt je met een dringende vraag omdat hij zelf even niet verder kan. Sommige mensen zijn zelfs kampioen in dit “omhoog delegeren”.

Als leidinggevende wil je natuurlijk helpen. Je bent immers eindverantwoordelijk en waarschijnlijk heb je zelf ook de juiste kennis en ervaring om snel te helpen. En je wilt ook niet dat je medewerker te lang stil staat met zijn werkzaamheden. Dat gaat immers ten koste van de productiviteit…

Voordat je het weet, zit de aap op jouw schouder. Zeker wanneer je zelf net bezig bent met een eigen, lastige klus en er komen meerdere medewerkers op een dag met dergelijke vragen, kan het makkelijk gebeuren dat je aan het eind van de dag helemaal niet toegekomen bent aan je eigen werk.

De “Uitgesteld Helpen” aanpak kan jou hierbij helpen. Dit werkt als volgt:

  1. Laat de medewerker kort uitleggen wat zijn vraag of probleem is
Voorkom ellenlange verhalen en laat hem meteen tot de kern komen zodat je snel kunt inschatten wat de juiste aanpak kan zijn:

“Wat is precies je vraag aan mij?”

“Waar loop je precies tegen aan op dit moment?”

“Wat heb je tot nu toe al gedaan/gecheckt?”

  1. Zeg dat je op dit moment geen tijd hebt, maar straks wel
Dit is belangrijk! Ook al zou je wel de tijd vrij kunnen maken, zeg dan toch dat je nu een andere verplichting hebt. Geef vervolgens aan dat je later wel beschikbaar bent:

“Oké ik snap je vraag/probleem. Ik kan je helaas nu niet helpen want ik moet voor 12.00 uur een verslag opleveren, maar na de lunch kan ik even met je meekijken”

“Ik ben de rest van de dag bezig met de voorbereidingen voor mijn presentatie van vanavond, maar we kunnen er morgenvroeg samen naar kijken”

  1. Geef een opdracht mee voor in de tussentijd

Meteen nadat je je hulp hebt uitgesteld, geeft je de medewerker een opdracht mee waar hij in de tussentijd mee aan de slag kan gaan. Dit is uiteraard een opdracht om dichter bij de oplossing van het probleem te komen.

Om een goede opdracht te verzinnen, kun je bij jezelf nagaan welke eerstvolgende stap je zelf zou nemen om het probleem aan te pakken. Dit is dan meteen de meest zinvolle opdracht die mee kunt geven:

“Kun je ondertussen een overzicht maken van de situaties waarin het probleem zich voordoet”
 
“Wil jij ondertussen een aantal alternatieve oplossingen op een rij zetten zodat we die straks kunnen bespreken”
 
“Ga ondertussen eens navraag doen bij “Jantje” en bij “Pietje” over hun visie op het probleem”


Als je vervolgens later naar de medewerker toe gaat, is de kans groot dat hij zelf zijn probleem al heeft opgelost. Mocht dat niet het geval zijn, dan heeft hij in elk geval het juiste voorwerk gedaan om de volgende stap te kunnen zetten. Eventueel kun je de Uitgesteld Helpen aanpak nog een keer herhalen door hem een nieuwe opdracht mee te geven.

Deze aanpak kent vele voordelen:

  • De medewerker leert ervan en zijn zelfstandigheid stijgt
  • De medewerker heeft het gevoel dat hij geholpen is (en dat is hij ook)
  • Het kost jou nauwelijks tijd (deze aanpak kost niet meer dan 1 minuut)
  • Je wordt niet afgeleid van je eigen werk en krijgt veel meer gedaan op een dag

“Maar dan speel ik eigenlijk toneel”, zul je misschien denken. Je kunt het inderdaad als kunstmatig of niet-echt ervaren wanneer je zegt dat je geen tijd hebt terwijl je wel direct zou kunnen helpen. Als je stilstaat bij de reden waarom je dit doet (namelijk om de medewerker te helpen om nog zelfstandiger, nog taakvolwassener te worden) dan voel je je vast overtuigd dat dit kleine toneelspelletje juist heel zinvol is.

P.S. Voor wie kinderen heeft: De Uitgesteld Helpen aanpak werkt daar ook uitstekend!

Met hartelijke groeten,

Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meldt je dan hier aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk). 

Vermeld op mijn eigen LinkedIn pagina