Toen ik operationeel manager was, zei één van mijn teamleden ooit: “Ik heb een capaciteitsprobleem”. Ik heb hem toen meteen gecorrigeerd: “Jij kunt geen capaciteitsprobleem hebben want ik kan niet meer verwachten dan dat jij 40 uur per week voor mij werkt. Ik als manager kan wel een capaciteitsprobleem hebben” (lees: te weinig personeel).

Bovenstaande anekdote is de basis voor dit artikel over grenzen aangeven. Iedereen heeft immers een afgesproken hoeveelheid uren per week tot zijn beschikking. En in deze uren mag van jou verwacht worden dat je je optimaal inzet voor de organisatie.

Veel professionals die ik spreek hebben het probleem dat hun tijd te veel wordt geclaimd door anderen. In plaats van dat ze baas zijn over hun eigen tijd, laten zij zich te makkelijk verleiden voor andere taken en allerlei adhoc verzoeken.

Aan het eind van een dag hard werken heb je vervolgens het gevoel dat je niets hebt bereikt, niet aan je eigen werk bent toegekomen. Je beseft heel goed: “Ik moet beter mijn grenzen aangeven, beter leren Nee zeggen”. Maar hoe?

Het onderliggende probleem is bijna altijd hetzelfde: je hebt geen overzicht van jouw eigen planning: welke werkzaamheden ga je op welk moment doen? Daardoor heb je geen flauw idee hoe “vol” je zit in de komende weken, dus staat de deur voor ad hoc verzoeken wagenwijd open.

Er is echter een krachtige tool om dit op te lossen: Je agenda. Echt waar, je zult het misschien niet geloven, maar veel mensen hebben alleen hun vergaderingen of afspraken met klanten in hun agenda staan en voor de rest “zien ze wel hoe de dag loopt”. Een recept voor vastlopen…

 

Grenzen aangeven met je agenda

 

Door je werkzaamheden een plek in je agenda te geven, creëer je overzicht. En dan bedoel ik letterlijk tijdsblokken die je in je agenda zet voor werkzaamheden die je zelf moet doen. Een afspraak met jezelf zeg maar (tip: gebruik er een andere kleur voor).

Waarom wordt grenzen aangeven zoveel makkelijker als je dit doet? Simpel: Grenzen aangeven doe je dan niet zelf, grenzen aangeven doet jouw agenda. Je hoeft je dus niet te verantwoorden waarom je iets niet wilt en je hebt ook niet meer het gevoel dat je de ander misschien teleurstelt…

Het is immers jouw agenda die de grens aangeeft, niet jij: “Ik wil je best helpen maar zoals je ziet ben ik de komende 3 weken helemaal volgepland met …”.

Een paar side notes:

  • Je kunt uiteraard niet elk verzoek weigeren maar doordat je nu overzicht hebt kun je prima het gesprek aangaan over de consequenties als men toch iets van jou wil: “Ik wil dit best eerder doen, maar dan moet jij regelen dat deze andere werkzaamheden later kunnen gebeuren”
  • Soms is Excel een goed alternatief voor je agenda. Vooral als je verantwoordelijkheden hebt waarvoor je geen concrete werkzaamheden kunt plannen. In dat geval maak je een overzicht van het gemiddelde aantal uren per week dat je voor elke verantwoordelijkheid nodig hebt en wat je er nog bij zou kunnen nemen (of juist zou willen overdragen).
  • Als er structureel te veel taken en verantwoordelijkheden naar jou toe komen, kan het nodig zijn om je takenpakket te verkleinen of bepaalde taken te delegeren. Ook dit zie je pas goed als je voor jezelf het overzicht hebt gemaakt.

Het bewust gaan gebruiken van de agenda blijkt elke keer weer de basis om echt baas over je eigen tijd te worden en professioneel je grenzen aan te geven.

Interessant artikel? Lees dan ook:

Hartelijke groet, Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).