Veel mensen hanteren de open-deur aanpak wanneer ze op kantoor zijn: Op bepaalde tijdstippen in de week hebben ze de deur open zodat mensen makkelijk binnen kunnen vallen met een vraag of gewoon voor een praatje.
Zo’n lage drempel om even bij te praten is heel belangrijk voor een goede samenwerking. Uiteraard doe je de deur dicht als je zelf concentratiewerk te doen hebt, maar zodra jouw kantoordeur open staat is het voor iedereen duidelijk dat ze gerust even binnen mogen vallen.
Maar hoe doe je dat als iedereen thuiswerkt? Juist bij een volledig thuiswerkende organisatie is het extra belangrijk dat je makkelijk toegankelijk bent voor vragen of voor iemand die ergens mee zit. Mensen hebben die behoefte, maar hoe weten ze nu of jouw deur “open staat”?
De oplossing: creëer een virtuele open deur!
We werken bijna allemaal met tools om eenvoudig te kunnen beeldbellen en daarmee is dit heel makkelijk. Wat je doet: Je communiceert naar je collega’s op welke momenten van de week je jouw virtuele open deur momenten hebt (bijvoorbeeld elke dag van 9.30 tot 11.00 uur).
Vervolgens start je op deze momenten een online meeting. In eerste instantie ben jij de enige in de meeting. Je zet je camera aan (je geluid zou ik nog even uitzetten) en de meeting staat open voor je collega’s. Terwijl jij rustig doorwerkt kunnen zij op elk moment in de meeting binnenkomen. Je hebt een virtuele open deur.
Hoe doe je dat in de praktijk? Ik heb het kort uitwerkt voor de meest voorkomende tools: Microsoft Teams, ZOOM en Skype.
Microsoft Teams:
- In het tabje Teams: selecteer het team met de collega’s waarvoor je bereikbaar wilt zijn
- Voeg een nieuw kanaal toe in het team (via de knop met de 3 puntjes), bijv. “Open Deur”
- Ga in dit kanaal staan en klik in het rechterkader helemaal onderin op het camera icoontje (als je er met je muis overheen gaat: “Nu vergaderen”)
- Je ziet nu jezelf en als je haar goed zit, klik dan op “Nu vergaderen”
- Iedereen uit je team kan nu zien dat jouw Open Deur meeting actief is en kan bij je “binnenlopen” door deel te nemen aan deze meeting, via het camera icoontje
ZOOM:
- Meld je eenmalig aan bij ZOOM via https://zoom.us/ en klik op de knop ’Sign up, it’s free’
- Gebruik bij voorkeur de app (“Start Zoom”) i.p.v. de webversie
- Klik op “New Meeting” (oranje knop) en dan op “Join with Computer Audio”
- Klik op “Manage Participant” (in de balk onderin). Rechts verschijnt een extra kader
- Klik op “Invite” (knop links onderin het kader)
- Kopieer nu de URL (knop linksonder). Deze blijft altijd hetzelfde voor toekomstige meetings en kun je dus hergebruiken
- Deze URL stuur je eenmalig naar je collega’s waarmee ze steeds kunnen “aankloppen”
Ter info: Zoom staat de laatste tijd ter discussie vanwege privacy issues (sommige organisatie hebben daarom het gebruik van Zoom verboden). Zoom heeft vanwege deze issue een recente aanpassing gedaan waardoor standaard de “Waiting room” voor een meeting aan staat. Dit zorgt ervoor dat je iemand eerst toestemming moet geven om “binnen te komen”. Je kunt dit desgewenst uitzetten via de knop “Security” in de onderste balk.
Skype:
- Open Skype
- Klik linksboven op “Vergadering”
- In het volgende scherm kun je de link naar deze vergadering kopiëren (let op: de link is steeds anders)
- Stuur deze link in een email naar je collega’s voor wie je de deur open zet of zet de link in je agenda als men toegang heeft tot jouw agenda
- Start nu de vergadering met “Oproep starten”
- Elke collega kan nu via de link in “jouw vergadering” komen (let op: zonder toestemming van jou, hij of zij verschijnt gewoon, net als in een echt kantoor)
Net als een virtuele open deur kun je ook een virtuele koffiecorner maken. Ik ken bedrijven die ’s ochtends zo’n online meeting starten en de hele dag open laten staan. Mensen die even om een praatje verlegen zitten kunnen zich dan aanmelden en kijken wie er nog meer is. Een praktische manier om de sociale contacten te stimuleren als iedereen thuis werkt.
Interessant artikel? Lees dan ook:
- Medewerkers ontwikkelen met Achteraf-Coachprikkels
- Om het simpel te houden: Er zijn slechts 2 soorten problemen
- Die ene vraag die van een gesprek een goed gesprek maakt
Hartelijke groet, Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).