Lang leve programma’s als Teams, ZOOM, Skype, Google Meet enz. Wat zouden we zonder deze tools zijn wanneer je team (grotendeels) op afstand werkt, of dat nou vanaf thuis of vanaf een andere vestiging is.

We ervaren best veel voordelen aan het online vergaderen met collega’s. Meetings duren minder lang, zijn meer to-the-point en er wordt beter naar elkaar geluisterd c.q. minder door elkaar gepraat.

Mensen ervaren ook veel nadelen bij online vergaderen. Zo is er nauwelijks ruimte voor informele gesprekjes, even wat grappige anekdotes uitwisselen of gewoon eens 1-op-1 bijpraten over persoonlijke interesses of privéhobby’s.

Wat diepere gesprekken over wat de ander bezighoudt, in het werk of privé? Daar kom je al helemaal niet aan toe. In een kantoorsituatie was deze mogelijkheid er wel, op de gang, bij de koffie of wachtend bij de printer…

Voor de korte termijn is dit niet erg, op de lange termijn wel. Wanneer hier onvoldoende ruimte voor is, “droogt een team namelijk op”. Teambuilding op afstand is gewoon erg lastig. Een voorwaarde voor goede teamprestaties (ook op de lange termijn) is namelijk dat er voldoende aandacht is voor zowel de Bovenstroom als de Onderstroom: 

 

Teambuilding op afstand - Onderstroom in teams

 

Bovenstroom: Alle waarneembare zaken binnen een team, zoals de teamdoelen, taakverdeling, KPI’s, processen. En op persoonlijk niveau spelen hier zaken zoals persoonlijke doelstellingen, kennis en vaardigheden enz. 

 

Onderstroom: Alle niet waarneembare zaken in een team (vaak onbewust), zoals de cultuur, sfeer, vertrouwen, informele macht en onuitgesproken regels. Ook op persoonlijk niveau spelen hier dingen zoals persoonlijke drijfveren, zelfvertrouwen of twijfels en je persoonlijke doelen. En hoe goed weten we dat van elkaar? 

 

Voor teambuilding op afstand komt die Onderstroom dus flink tekort!

Toch kun je zelf aandacht geven aan deze onderstroom. Gewoon lekker laagdrempelig en op afstand. Gewoon via Teams of een andere tool. Ik geef je 7 manieren die je makkelijk zelf kunt toepassen:

 

1. Virtuele achtergrond 

In veel videotools kun je een virtuele achtergrond kiezen. Vraag iedereen voor de volgende meeting vooraf om een foto te uploaden (zie hier hoe dat bijvoorbeeld in Microsoft Teams kan) van je laatste vakantie, of je favoriete wereldstad, of een jeugdfoto, etcetera. Maak een rondje waarbij je iedereen een paar minuten hierover laat vertellen. Je kunt een volgende keer hetzelfde doen met ander thema. Het geeft veel informele info over je medeteamleden. 

 

2. Favoriete artiest 

Laat iedereen zijn favoriet artiest noemen, het liefst a la minute. Als je iets meer tijd neemt kun je iedereen vragen om hiervan een foto of zelfs korte video op te zoeken. Maak een rondje en laat iedereen via ‘scherm delen’ kort vertellen wat er mooi aan is en welke herinnering hij eraan heeft. Je kunt dit ook doen voor bijvoorbeeld je favoriete boek, film, serie, hobby, sporter, etcetera.

 

3. Persoonlijke portret

Geef mensen als opdracht om elkaar een half uur te spreken (ook online, maar op een ander moment) om elkaar privé beter te leren kennen, een diepte-interview. Tijdens de teammeeting gaat vervolgens het ene teamlid het andere teamlid voorstellen aan de groep. Geef een minimale tijd voor deze presentatie en biedt eventueel een leidraad. Het voordeel van deze methode is dat je de informele (online) gesprekken buiten de meetings aanmoedigt.

 

4. Benefits & Concerns 

Vraag mensen om vooraf na te denken over het belangrijkste voordeel (benefit) én hun belangrijkste zorg (concern) over een onderwerp (bijvoorbeeld: het gedwongen thuiswerken, de huidige bedrijfssituatie, de aankomende organisatiewijzing…). Laat iedereen deze vervolgens noemen in de teammeeting.

Leuke variatie: hanteer eens een andere volgorde: van jong naar oud, van kortst naar langst in dienst, in volgorde van reisafstand woon-werk, aantal uren sport per week, etcetera. Dit levert meteen een interessante interactie waarbij men elkaar nog beter leert kennen.

 

De volgende manieren gaan wat meer richting de Bovenstroom:

5. Om beurten presenteren

Vraag meerdere deelnemers een korte presentatie te geven over een werk gerelateerd vraagstuk: Een voorstel voor een procesverbetering, een idee over een nieuwe dienst… Je kunt ook een kernwaarde van het bedrijf kiezen, bijvoorbeeld: Presenteer jouw visie op “samenwerken”. Daarna laat je de anderen reageren en geef je ruimte voor discussie. De volgende meeting kan iemand anders een presentatie geven over een ander vraagstuk of kernwaarde.

 

6. Vraagstuk opknippen

Met meer dan acht mensen gaat men al gauw minder deelnemen aan het gesprek. Hak het onderwerp dan in thema’s (klantperspectief, financieel, interne processen, noem maar op) en verdeel het over groepen. Per groep gaat men een half uurtje in een breakout meeting discussiëren en iedereen komt terug met bevindingen. Het is sowieso veel leuker dan alle teamleden over hetzelfde laten praten.

 

7. Vrijblijvend advies

Deze interventie doe ik zelf heel vaak en werkt zowel live als online erg goed. Je vraagt wie er een vraag/knelpunt heeft in het werk waarvoor men graag tips zou willen ontvangen. Deze persoon stelt zijn vraag aan de groep (bijv: “Hoe kan ik een online gesprek met een klant makkelijk afronden als het te lang gaat duren?”).

Vervolgens vraag je alle teamleden wie hier een tip of advies voor heeft. Laat ze dat aangeven met de “hand opsteken” functie. Mensen die hetzelfde knelpunt ervaren of geen tip hebben laten de hand omlaag. Vervolgens ga je snel en to-the-point langs alle mensen die hun hand op hebben gestoken. Geen discussie over de kwaliteit van de tip, alleen delen en iedereen kan deze gebruiken als hij wil, of niet. Super effectief!

 

Als je dit soort dingen gaat doen moet je daar wel wat tijd voor nemen. Doe het dus niet als agendapunt op het normale werkoverleg. Plan er liever een aparte afspraak voor of vervang één werkoverleg door dit teambuilding overleg (is ook een leuke afwisseling voor de mensen).

Er zijn uiteraard veel meer interventies mogelijk, ook online. Deze vragen echter meer ervaring om het goed te laten lopen, zeker online. Wil je daar meer over weten of wil je weten wat ik hierin kan betekenen, neem dan contact met mij op.

Interessant artikel? Lees dan ook:

Hartelijke groet, Eric Bogers

Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).

WhatsApp