Online vergaderen gaat veel efficiënter dan live op kantoor! Ik hoor dit van veel mensen. Zelf merk ik ook dat een online afspraak hooguit 60 tot 70 % van de tijd kost ten opzichte van een live gesprek. Waar ik bijvoorbeeld voorheen een afspraak van een uur maakte, plannen we nu 45 minuten. Het blijkt gewoon voldoende.
Daarnaast is online vergaderen veel vermoeiender. Je bent veel intensiever in de meeting en moet je meer concentreren. Dit heeft uiteraard te maken met het feit dat de vergadering efficiënter is: Korter vergaderen vraagt om een hogere concentratie en alertheid.
Toch is mijn stelling dat online en live vergaderen precies hetzelfde zijn, op één ding na! Ik zal eerst uitleggen waarom beide hetzelfde zijn, daarna wat het ene verschil is:
Online vergaderen dwingt ons tot een strakke vergaderdiscipline. Er is namelijk geen ander contact met collega’s dan via je beeldscherm. Je ziet vaak niet alle aanwezigen op je beeldscherm. Je weet niet altijd wie een bepaalde opmerking maakt. Je kunt niet een kort 1-op-1 gesprekje met iemand houden, voor of na de meeting.
Dit is betekent dat de “Good Old” vergadertechnieken weer uit de kast gehaald moeten worden. Het zijn precies dezelfde basistechnieken voor vergaderen die ook bij een live vergadering essentieel zijn. Ik noem er een aantal:
- Ben op tijd
- Ben voorbereid
- Zorg dat het doel van de vergadering duidelijk is
- Spreek een begin én eindtijd af
- Zorg dat er een agenda is
- Er is een voorzitter die het vergaderproces bewaakt
- Spreek af hoeveel tijd je aan elk agendapunt besteedt
- Laat elkaar uitpraten – Voordeel bij online: je moet wel 😉
- Vermijd losse discussies in subgroepjes
- Maak een rondje langs alle aanwezigen voor hun mening
- Leg gemaakte afspraken vast: wie doet wat en wanneer is het gereed
- Deel de actielijst direct na de vergadering
Het online vergaderen confronteert ons simpelweg met het feit dat we dit in het verleden veel te weinig deden! Dus alleen maar goed dat we door Corona weer bij de les gehaald worden.
Er is echter één essentieel verschil tussen online en live vergaderen: Oogcontact!
Oogcontact is superbelangrijk voor een goede communicatie. Ogen zijn een bron van informatie. Via de ogen kunnen we boodschappen zenden én ontvangen en maken we echt contact met elkaar.
In de psychologie spreekt men over the eye contact effect. Door iemand echt in de ogen te kijken voorspellen we onbewust wat de ander gaat doen en schatten we de intenties van de ander in. Ook zenden we via de ogen onze eigen intenties, gevoelens en emoties naar de ander. Het zenden en ontvangen van informatie via de ogen is dus een wisselwerking en activeert ons sociale brein.
Echt oogcontact missen we bij een online vergadering, hoe goed we ook proberen. Zelf probeer ik het beeld van mijn gesprekspartner in een klein window te plaatsen en zo dicht mogelijk bij de webcam te schuiven. Dit benadert het zo goed mogelijk, maar het is nog steeds geen écht oogcontact.
Het zou zo maar kunnen dat hierdoor de vergadering zo vermoeiend is. We zoeken naar signalen, naar informatie over de ander die je normaal (onbewust) uit het oogcontact haalt. Waarschijnlijk maakt ons brein dus overuren om deze ontbrekende informatiebron op één of andere manier te compenseren.
Dit is waar we technologie voor nodig hebben! Hoe mooi zou het zijn als de techniek ons hierin gaat helpen: Je kijkt in de ogen van de ander op je beeldscherm en tegelijk kijk je in de camera. Er zijn al interessante ontwikkelingen in die richting, dus laat maar komen!
Wil je ook eens oogcontact met mij, om eens vrijblijvend kennis te maken? Neem dan contact met mij op.
Interessant artikel? Lees dan ook:
- Hoe je een superefficiënt operationeel overleg organiseert
- Wil je ook veel effectiever vergaderen? Gebruik BOB
- Zo zorg je dat je nooit meer verkeerd begrepen wordt
Hartelijke groet, Eric Bogers
Dit is een eerdere nieuwsmail van Eric Bogers. Wil je elke maand nieuwe tips en inzichten voor leidinggevenden en professionals, meld je dan aan (geen spam, afmelden op elk moment mogelijk).